אחרי שהבנו את היתרונות של תכנון מראש של מצגת עיסקית (אם פספסתם לחצו כאן) חשוב מאוד לשאול גם את השאלות העיקריות, כדי להגיע למצגת ממוקדת ומותאמת.
מה מטרת המצגת?
הרבה פעמים אנחנו יודעים על מה נרצה לדבר, אבל מהי המטרה הסופית של המצגת?
האם המצגת נועדה להציג גידול במאזן החברה? אולי להפיק לקחים כתוצאה מהפסד תפעולי? האם אנחנו מסבירים על מוצר חדש? או מגייסים משקיע לחברה סטארטאפ? אולי בכלל אנחנו מספרים סיפור השראה אישי?
חשוב מאוד להבהיר מראש את מטרת המצגת להיות ממוקדים בה. בכל שקף ושקף לשאול את עצמנו האם הוא מקרב את המשתתפים למטרה? האם הוא מוסיף? או אולי מיותר?
מי המשתתפים? מי קהל היעד?
אנחנו רוצים שהמשתתפים יבינו את המסר שלנו. שהם יזכרו (משהו) מכל מה שדיברנו.
אם אנחנו מציגים לפני קבוצת משקיעים, הם מעוניינים לשמוע תיאורים קצרים ומדוייקים של הסטארט-אפ שלנו וירצו לדעת מה יצא להם מזה תכלס. לכן עריכת מצגת למשקיעים תהיה שונה בתכלית, ממצגת שמיועדת להצגת נתונים כספיים למשל.
אם המצגת מיועדת לאנשים בתוך החברה, המסרים והמיקוד שלה יהיו שונים לגמרי מאשר מצגת על אותו מוצר, המיועדת למשל למשקיעים מבחוץ.
אנחנו רוצים להשמיע לכל קהל משתתפים את מה שהוא רוצה לשמוע באופן שהוא רוצה לשמוע. בצורה שתחבר אותו ותקרב אותו למטרה העיסקית שלנו. התייחסות מדוייקת ומותאמת לקהל הספציפי, חייבת להיעשות בשלב תכנון המצגת.
כמה זמן יש לנו לדבר?
נתון קריטי לתכנון המצגת, שגם מעיד על מידת הרצינות שלנו.
לדוגמא, אם משך הזמן שעומד לרשותי הוא 10 דקות, לא הגיוני שאכין מצגת עם 50 שקפים.
ולהיפך, אם יש לי שעה, להכין 5 שקפים זה מעט מדי.
אז איך אפשר לדעת כמה שקפים להכין?
אין נוסחת קסם שמגדירה לנו בצורה מדוייקת את מספר השקפים ביחס לזמן שיש לנו לדבר. גם אם אגיד לכם, שפעם חשבו שהקצב הנכון הוא שקף לכל 2 דקות, זה לא יהיה מדויק. זה תלוי במשתתפים, במורכבות הנושא, בהקשר שבו ניתנת ההרצאה, בפלטפורמה (למשל זום או פרונטלי), באופן שאנו בונים את המצגת, האם היא כוללת אנימציות מורכבות וכיו"ב.
אז איך בכל זאת לחשב כמה שקפים להכין?
אני ממליצה על חישוב שמתבסס על החלפת שקף בכל 2 דקות, בתוספת כ- 10%.
לדוגמא: אם יש לכם 30 דקות, תכננו 15 שקפים (לא כולל שקף פתיחה ושקף סיום)+ 2 שקפים.
אבל (!!!) בשלב שבו אתם כבר מתאמנים על המצגת, תבחנו האם נפח השקפים נוח לכם, האם קצב הדיבור מתאים לכם. הוסיפו או הורידו שקפים בהתאם לכך.
איפה אנחנו עומדים להציג?
האם המצגת תהיה מרוחקת? בזום או ב- TEAMS למשל.
האם במפגש פרונטלי? בכיתה, סדנא או באולם למשל.
האם האולם או הכיתה יהיו מוארים או חשוכים?
חשוב שגם נתון זה יהיה בפנינו, על מנת למקסם את ההכנה המוקדמת שלנו ולדייק כל פרמטר מראש.
כדי לתכנן מראש את המצגת העיסקית כך שתביא את הערך האפקטיבי ביותר, אני מזמינה אותך לקרוא גם את שאר המאמרים בסדרה:
⭐ 6 סיבות למה כל כך חשוב לתכנן מראש
⭐ איך ליצור תכנון מצגת (סטוריבורד) בקלות
בהצלחה !
