איך להכין מצגת לזום

אחת מהתוצאות של מגפת הקורונה שהחלה ב- 2020 היא שכולנו היכרנו את תוכנת הזום.

התוכנה עצמה הייתה קיימת עוד לפני הקורונה, אבל הריחוק החברתי, הבידודים והסגרים שאילצו אותנו לעבור לעבודה ולימודים מהבית, הביאו אותנו להשתמש בה יותר ויותר. למעשה כל כך התרגלנו להשתמש בזום, שגם אחרי שהמגפה החלה לדעוך והעולם החל לצאת מן המשבר, רבים עדיין המשיכו, וממשיכים, להשתמש בה.

למה לא, בעצם?

זום וגם מתחרותיה, כמו גוגל Teams מאפשרות לנו לעבוד מרחוק ולקיים פגישות, ישיבות ודיונים עם אנשים, מבלי לכנס את כולם באותו חדר וללא קשר למיקומם הגיאוגרפי.

מצגת לזום שונה במובנים מסוימים מהכנת מצגת רגילה שמיועדת להצגה פרונטלית.

בניית מצגת לזום: לפני הכל, זו מצגת רגילה

כאשר רוצים להכין מצגת לזום, חשוב להקפיד תחילה על כל הדגשים הרגילים שקשורים לבניית מצגת רגילה. למשל:

• לצמצם כמה שיותר את הטקסט כדי שהשקפים לא יהיו עמוסים מדי במלל.
• להקפיד על עיצוב אחיד בפלטת צבעים קבועה לכל אורך המצגת, עם צבעים שמשתלבים היטב ומקלים על קריאת הטקסט.
• להימנע משימוש בפונטים קטנים מדי שקשה לקרוא.
• לשלב תמונות, איורים, גרפים, אינפוגרפיקות ועוד אלמנטים ויזואליים, אבל לא להגזים מדי בעיצובים מורכבים שיעייפו את העיניים ושיסיחו את הדעת.
• לבנות מצגת מרתקת, כזו שלא תשעמם אף לרגע אחד את הצופים בה. אמנם גם במהלך ישיבה פרונטלית בחדר ישיבות או בהרצאה באולם גדול יש משתתפים שיעדיפו להתעסק בדברים אחרים מאשר לצפות בשקופיות; אך בפרט כאשר מציגים מצגת בזום קל מאוד לאבד צופים לטובת הסחות דעת אחרות.

מה ההבדלים בין מצגת לזום לבין מצגת "רגילה"?

יש כמה הבדלים עיקריים בין מצגת שמוקרנת על מסך באולם או בחדר ישיבות, לבין מצגת שמוצגת למשתתפים בישיבת זום:

מרחק הצפיה של המשתתפים מהמצגת

באולם או בחדר ישיבות נהוג לצפות במצגת ממרחק או בזווית, ואילו כאשר היא מוקרנת באמצעות שיתוף מסך בזום, כל משתתף רואה אותה מקרוב, על המסך שלו.

מצגת רגילה מוקרנת על מסך או על קיר, ואילו מצגת מקוונת עשויה להיראות על ידי המשתמשים במגוון אדיר של מסכים שונים: מסך מחשב נייח, מסך מחשב נייד, כל סוגי הסמארטפונים והטאבלטים (שלכל אחד מן המסכים שלהם ממדים אחרים ורזולוציה שונה).

אלה שצופים במצגת דרך הסמארטפון לדוגמה, יראו את הטקסט כשהוא קטן יותר מאשר על גבי מסך של מחשב נייח (ובוודאי שזה שונה מאשר כשהמצגת מוקרנת על מסך גדול באולם או בחדר הישיבות).

מה מופיע על המסך בעת הפגישה

כאשר מקרינים מצגת בזום, לעיתים מופיעים על המסך של הצופה אלמנטים נוספים, כגון תמונות של יתר משתתפי הישיבה או חלונית צ'אט. האלמנטים הללו "מלכלכים" את המסך ועלולים להפריע, מה שלא קורה כאשר מקרינים מצגת "רגילה" על קיר או מסך.

ברגע שמבינים שיכולים להיות על המסך אלמנטים ש"יפריעו" למצגת, כדאי לתכנן מראש את זה מראש, כבר בעת הבנייה שלה. להשאיר מקום לחלוניות הללו. אפשר למשל להשאיר שוליים רחבים מספיק כדי שאפשר יהיה למקם בהם את חלוניות המשתתפים והצ'ט בנוחות.

אפשרות נוספת היא לבקש מהמשתתפים להימנע משימוש בצ'אט מלבד בזמן מוגדר שיוקדש לשאלות, או לדחות את המענה לכל השאלות הללו באופן מרוכז בסוף המצגת.

יש את העניין של הפונטים

וואו אפשר להשתמש בפונטים מיוחדים!!! כאשר משתפים מסך עם יתר המשתתפים בזום, המצגת תיראה בדיוק כפי שהיא נראית על המחשב שלנו.

לא כך הדבר כאשר מכינים מצגת רגילה ומעבירים אותה ממחשב למחשב (באמצעות דיסק און קי או על ידי שליחתה במייל). במקרה כזה, שימוש בפונטים מיוחדים מחייב את התקנתם על המחשב שמקרין את המצגת על הקיר או על המסך (אחרת הם יעברו המרה לפונט Arial במקרה הטוב, או יוחלפו בריבועים ריקים במקרה הפחות טוב).

פונטים דקים או מסולסלים עשויים להיראות פחות טוב בזום, ובמקרים מסוימים להפוך כמעט בלתי נראים. לכן גם אם לכאורה נחסך הצורך לכתוב בפונט גדול יחסית כך שייראה היטב מכל מרחק ומכל זווית במצגת רגילה, עדיין כדאי לבחור פונטים עבים וברורים כדי שייראו היטב בכל מסך ובכל רזולוציה בזום.

יש כמובן הבדלים נוספים, וכדאי לקחת זאת בחשבון בעת בניית מצגת לזום.

יתרה מזאת, אם רוצים להשתמש במצגת שהוכנה בעבר להצגה פרונטלית, כדאי לשקול לבצע בה מספר שינויים כדי להתאים אותה להצגה או שיתוף בזום.

הנה כמה טיפים טובים וקלים ליישום כשמתכננים מצגת למפגש מרוחק

אל תפציצו בהחלפת שקפים

הייתי בהרצאה שהחליפו שקף כל 30 שניות בערך, וואי זה היה קשה!!

מצד שני, במצגת זום החלפת שקף כל 5 דקות זה מעט מדי.

צריך למצוא את קצב החלפת השקפים המאוזן והנכון ביחס לנושא, רמת המורכבות שלו ואופי קהל השומעים.

שלבו דוגמאות במצגת

שימוש בדוגמאות מוכרות לקהל, ימחיש את הנושא בצורה טובה יותר מהסבר תיאורטי.

בקשו פידבק מאנשים תוך כדי

למשל תשאלו: "מי כאן מכיר את ה……?", "מי היה ב……..?"

חכו לתשובה

לאנשים לוקח כמה שניות לצאת ממיוט וגם לחשוב על תשובה.

השאירו זמן לשאלות מהקהל

תוך כדי מפגש או בסוף, איך שאתם מעדיפים את זה (אם אתם רוצים לקרוא מה דעתי בנושא, לחצו כאן).

כל האמור אמנם מתייחס לעניין הצגת מצגת בזום אולם רלוונטי כמובן גם למצגות בתוכנות אחרות, כגון גוגל Teams ודומותיהן. בשורה התחתונה, מצגת מקוונת דומה מאוד למצגת רגילה, אך כדאי לשים לב להבדלים ולבצע התאמות מסוימות, חלקן מינוריות ופשוטות מאוד לביצוע, כדי להשיג אפקטיביות אופטימלית למצגת.