תדמיינו שאתם נכנסים לחנות ספרים, לוקחים ספר שנראה לכם מעניין ומתחילים לדפדף בו. אתם קונים את הספר כי הוא נראה לכם מעניין. בדרך הביתה אתם חושבים על מתי כבר תכינו לעצמכם כוס קפה, תשימו מוזיקה נעימה ברקע ותשבו בכיף לקרוא.
אתם כבר 10, 15 עמודים בפרק הראשון והכתיבה משום מה לא זורמת לכם. אתם לא מבינים מה קורה. העלילה לא ברורה. אתם אומרים לעצמכם שכדי להמשיך בקריאה, בטח בהמשך תבינו מה הולך.
אתם ממשיכים לפרק שני, שישי, רביעי אבל הבלאגן מקשה עליכם להבין מה קורה בספר.
באיזשהו שלב אתם נוטשים.
סופר מתכנן את מבנה הסיפור. במאי מתכנן את מבנה התסריט. הקבלן והאדריכל מתכננים את מבנה הבנין.
מי שמעביר מצגת, צריך לתכנן את המבנה שלה.
מצגת צריכה לעשות את הרושם הנכון, לספר את הסיפור הנכון, להעביר את המסר המדויק.
כדי לוודא שאנחנו עושים את זה נכון, עלינו לתכנן את המצגת. לא להשאיר דברים ליד המקרה ולא לפספס את ההזדמנות להציג את הסיפור שלנו.
התכנון של מצגת לא עוסק בחיפוש תמונות והתאמת הצבעים של הכותרת לרקע, אלא בשאלות בסיסיות הקשורות למטרת המצגת, קהל היעד והמסר שאנחנו רוצים להעביר. אנחנו משרטטים את תכנון המצגת ורק בשלב הבא מגיעים לעיצוב עצמו.
הנה 6 סיבות עיקריות לתכנון המצגת העסקית
התוכן צריך להתאים למטרות העסקיות
כל תוכן שנכלול במצגת צריך להיות תואם מטרה ולייצר שינוי אצל מי שנחשף אליו. השינוי יכול להיות רגשי ותודעתי, שיסייע לנו להתחבר לקהל היעד שלנו.
כשאנחנו מתכננים את התוכן למצגת, אנחנו מתאימים את הערך שלנו למטרות העיסקיות.
כשאנחנו מתכננים את תוכן המצגת, יש לנו אפשרות לבנות אותה כך שהיא תיצור אצל המשתתפים מהלכי חשיבה מסודרים, שיובילו אותם אל עבר המטרה שהגדרנו.
הפחתת לחץ ושקט נפשי
כשאנחנו מתכננים מראש את המצגת, אנו יודעים מה הולך לקרות בכל שקף.
אין הפתעות כמו "שכחתי להגיד ש….", אנחנו לא בלחץ, אנחנו ממוקדים לכל אורך המצגת ויודעים תמיד מה יבוא בשקף הבא.
היערכות מראש
כשאנו מתכננים את תוכן המצגת, אנחנו יכולים להיערך מספיק זמן מראש, לכל מה שקשור אליה. לדוגמא: הפקת סרטון שרוצים לשלב במצגת, פיצוח המסר העיקרי, התאמת התכנים לקהל היעד, פניה למעצבת מצגות. אנחנו שולטים במצב ולא להיפך.
התכנון מאפשר לנו לחשוב מראש על רעיונות
לעיתים החומר שבו אנו עוסקים מורכב ואין לנו בהתחלה רעיון כיצד לפשט אותו ולהמחיש אותו לאנשים שישתתפו בפרזנטציה (לקריאת מאמר בנושא פישוט מצגת של נושא מורכב לחצו כאן). לפעמים אנחנו נתקעים או מרגישים לא מספיק מעניינים.
אם אנחנו מתכננים את המצגת מספיק זמן מראש, אנחנו פנויים יותר להביא רעיונות וחיבורים טובים לתוך המצגת. אנחנו יכולים לעשות חשיבה וסיעור מוחות עם קולגות או אפילו עם אנשים שנמצאים מחוץ לעולם התוכן שלנו. אנחנו יכולים ליצור רשימת רעיונות חדשים ולבחון האם ואיפה לשלב אותם במצגת שלנו.
תכנון מראש מאפשר מצגת מקצועית ברמה גבוהה
אנחנו כמובן רוצים שהמצגת שלנו תהיה WOW, גם ברמת הסיפור שלנו (הסטוריטלינג), הטקסט וכמובן בסופו של דבר ברמת העיצוב.
חשוב שהכל יהיה מדויק, ממוקד אבל גם מחובר לעולמות התוכן של המשתתפים.
תכנון מראש מאפשר להגיע למצגת ברמה גבוהה כזו, מבלי להתפשר בגלל חוסר זמן.
מצגת מקצועית אינה גיבוב שקפים "בשלוף", אלא תוצר של תכנון תוכן ועיצוב מדוקדקים.
תכנון המצגת מאפשר גמישות
כשמבנה המצגת ברור לנו, קל הרבה יותר לגשת לעיצוב. אנחנו יודעים מה מטרת המצגת ומהו רצף השקפים הנכון.
אחרי התכנון אנחנו יכולים להתמסר לעיצוב, מבלי לתת לרעשי רקע עקרוניים להסיט אותנו.
בדיוק במקום הזה תתאפשר לנו גמישות, למשל בדיוק המסר עוד יותר, בהזזת שקפים קצת קדימה או קצת אחורה, כדי להעביר את המסר בצורה אפקטיבית יותר.
כדי לתכנן מראש את המצגת העיסקית כך שתביא את הערך האפקטיבי ביותר, אני מזמינה אותך לקרוא גם את שאר המאמרים בסדרה:
⭐ 4 שאלות שכדאי לשאול כבר בהתחלה
⭐ איך ליצור תכנון מצגת (סטוריבורד) בקלות
בהצלחה !
