לפני כמה ימים השתתפתי בהדרכה טכנית על מערכת מסובכת.
המדריכה הפגינה בקיאות מופלאה בשמות של מרכיבי המערכת, תהליכים ועוד כל מיני מילים שלא ממש הבנתי.
המשתתפים מצידם, הפגינו חוסר שביעות רצון בולט, שבא לידי ביטוי בשאלות וצעקות תוך כדי ההדרכה, שהבהירו היטב שהחומר לא ברור והמדריכה רצה מהר מדי.
חשבתי איך אפשר להימנע מזה, כשאנחנו מתכננים הרצאה או הדרכה.
הכי חשוב זה להיות במודעות לזה שלא כולם מבינים את החומר כמונו !!
הנה מה שאני חושבת שכדאי לעשות כדי לא להיקלע לסיטואציה כזו:
💥 להשתמש בשפה פשוטה וברורה ולא להפציץ במושגים טכניים ישר בהתחלה.
💥 אם אין ברירה וחייבים להשתמש במונחים טכנולוגיים (שלא כולם מכירים), לבחור את העיקריים שבהם ולהתמקד בהם. לא להתפזר על יותר מדי, בגדר "תפסת מרובה לא תפסת". אם יש אפשרות וזה עושה את העבודה, לבחון אפשרות לשלוח מילון מונחים למשתתפים לפני שמתחילים.
💥 ליחצן את מטרת הדרכה והערך שלה כבר מההתחלה ולאורך כל הדרך. לדוגמא: "היום נדבר על תהליך ABC ובעוד שעה נדע כולנו לעשות בדיקה האם התהליך הזה אפקטיבי או לא".
💥 לתכנן מראש את המצגת והזמן, לחלק אותה המצגת למקטעים ברורים ותחומים. למשל: "היום נדבר על שלבים 1, 2, 3. הנה סיימנו את חלק 1 ואנחנו עוברים עכשיו לחלק 2".
💥 להתמקד תחילה בדברים החשובים ביותר ורק אחרי שמוודאים שאנשים הבינו, להרחיב לפי הצורך.
💥 לאפשר לאנשים לשאול שאלות תוך כדי ההדרכה ולא לשמור את כל השאלות לסוף. למשל: "בסוף כל שלב אתן זמן לשאלות". זה מאפשר לאנשים להפנים את החומר בהדרגה.
💥 אם תרשימים או גרפים יוכלו להסביר משהו בצורה פשוטה יותר מאשר הסבר טכני מעייף, ממליצה להכין אותם מראש. כנ"ל לגבי תמונה שממחישה את זה.
💥 אם נתאמן מראש עם קבוצה מצומצמת, סביר שיעלו שאלות דומות למה שהיעלה בהדרכה. זה מעולה כי מאפשר לנו להתכונן עם תשובות.
הכי חשוב בעיני זה לשמור על פשטות
דווקא איפה שהעניינים מורכבים ומסובכים, לחשוב איך אפשר לפשט אותם כדי להעביר את המסר שלנו.
מכירים את הסיטואציה? 🤗
שיהיה בהצלחה 🌷
