הצגת מצגת בפני הנהלה בכירה היא לא רק עניין של עיצוב יפה או סיכום נתונים. מדובר בתהליך אסטרטגי של תרגום מידע ונתונים למסר חד וברור, כזה שיתמוך בקבלת החלטות, יפתח חשיבה או יקדם יוזמה. וכל זה במטרה אחת- להגביר, להאיץ ולהגדיל את הביזנס. מנהלים בכירים יודעים ורגילים לחשוב במהירות, לצרוך מידע בזווית רחבה, ומצפים לקבל תמונה ממוקדת עם מסקנה ברורה. לכן, מצגת שמיועדת להם צריכה להיבנות אחרת.
בשלב הראשון חשוב להגדיר לעצמנו מטרה אחת מרכזית: מה אנחנו רוצים שיקרה בסוף המצגת? האם נדרשת החלטה? קידום רעיון? הבנת מצב מסוים? בהתאם לכך, אנחנו מגדירים את המבנה של המצגת ואת אופן הצגת הנתונים.
מצגת לדרג בכיר לא באה "לפרוס את כל התמונה", אלא לספר סיפור עסקי מדויק: יש בעיה או הזדמנות, הנה מה שאנחנו מבינים לגביה, זו ההמלצה או ההצעה שלנו. הסיפור הזה צריך להוביל את המשתתפים מההקשר הכללי לנקודת המפתח. ככל שנעשה זאת בצורה ישירה ופשוטה יותר, כך הסיכוי שהמסר יעבור וייזכר – גבוה יותר.
המבנה המומלץ למצגת כזו דומה למודל של נרטיב עסקי: פתיחה שממסגרת את הסוגיה/ הבעיה/ ההזדמנות, גוף המצגת שמציג את התובנות המרכזיות ואת הרציונל, וסיום ברור שכולל המלצה, מסקנה או הצעת החלטה. ככל שנעמיס פחות, כך נאפשר יותר את המקום לשיח, לשאלות, לחשיבה. וכמובן נחסוך לכולם זמן יקר.
העיצוב חשוב לא פחות מהתוכן. שקפים עמוסים או גיבובי טקסט מקשים על הקשב, במיוחד אצל קהל שכבר ראה הכל. שקף טוב הוא כזה שניתן להבין אותו תוך שניות ספורות. גרף חכם שווה יותר מעשר שורות טקסט. שקף שלא תורם להבנה, לא צריך להיות שם. יש מקום גם לנתונים ואנליטיקה, אבל בתנאי שהם מתורגמים למסר ברור ולא להעמסה. בשום פנים לא לעשות העתק-הדבק של טבלאות וגרפים מאקסל.
ולבסוף, כשאתם עומדים מול ההנהלה, זכרו: הם לא מחפשים את כל התשובות, אלא את הדרך לקבל החלטה נכונה. עזרו להם בכך. תהיו ברורים, בטוחים, ענייניים ותשאירו מספיק מקום לשיח.
הנה חמש המלצות זהב לסיום:
- התחילו מהשאלה המרכזית: מה המסר העיקרי שאתם רוצים שיזכרו? ראו גם שאלות פתיחה
- בנו את המצגת כמו סיפור קצר: פתיחה חדה, גוף תמציתי, סיום עם המלצה. עוד על כך במאמר איך להתחיל מצגת
- השקיעו בויזואליזציה- גרפים ברורים עדיפים על טקסט. כך תבנו גרפים טובים יותר.
- אל תעמיסו- פחות שקפים, פחות מידע, יותר פוקוס. ראו גם ראו גם פשטות במצגת.
- היו ממוקדים, אבל השאירו מקום לשיח – המצגת היא רק אמצעי, טריגר, היא ממש לא הסיפור כולו. כאן תוכלו למצוא טיפים נוספים למצגת פנימית.
בהצלחה !!
