איך לשפר מצגת פנים ארגונית

למעלה מ- 90% ממצגות של ארגון כלשהו מיועדות לשימוש פנימי.

אני חושבת שמצגת היא כלי עבודה כל כך נפוץ בארגונים, עד שלפעמים אנשים שוכחים את הייעוד המקורי שלה (להציג) ומשתמשים בה כחלופה למסמכי וורד, אקסל וכו'.

רוב המצגות לשימוש פנימי לא ניראות טוב, עמוסות בטקסים ומספרים, לא מתוכננות ולא מותאמות למשתתפים.

בעוד שקיימת מודעות גבוהה לתכנון מוקדם והכנת מצגות מקצועיות לאירועי חברה, כנסים, ירידים ותאריכים חשובים בחיי החברה, אני חושבת שקיימת מודעות נמוכה (אם בכלל) של ארגונים וחברות למצגות פנים-ארגוניות וזאת למרות שהאנשים בארגון הם "הצרכנים הכבדים" שלהן והציפיה היא לתוצרים טובים יותר.

בשל מידת השימוש הגבוהה והיומיומית במצגות פנים-ארגוניות, ראוי שההתייחסות אליהן תהיה שונה.

למה זה קורה?

כשארגון מכין מצגת לכנס כלשהו, ברוב המקרים יש מספיק זמן להיערך לכך מראש- לתכנן את המצגת, לברר מי המשתתפים בכנס ולהתאים אליהם את המסרים, לשכור מעצבת לבניית הסיפור ולהכנת המצגת, לאפשר סבבי תיקונים, לערב את המנכ"ל או את בעל העניין הרלוונטי לכנס וכו'.

זה כל כך שונה עבור מצגת פנים ארגונית ויש כל כך הרבה סיבות שאני יכולה לחשוב עליהן:

💥 לא מחשיבים מספיק את חברינו לארגון כקהל יעד מספיק חשוב ו"מרשים לעצמנו" לשלוח מצגות עמוסות, מעייפות ומשעממות..

💥 ביקשו מאיתנו להכין מצגת "בקטנה" ולא היה לנו זמן/ כוח/ הצדקה להכין מצגת טובה

💥 תדירות הכנת המצגות בתוך הארגון היא על בסיס יומיומי, מה נראה לכם- שאני אשקיע בזה כל יום?

💥 אני לא מעצבת מצגות !!

💥 לפעמים הלו"ז הוא ממש מעכשיו לעכשיו.

💥 לפעמים אנחנו מכינים מצגת מבלי שאנחנו מבינים מי המשתתפים באותה פגישה ומה מטרתה.

💥 אנחנו מכינים מצגת כתחליף למסמך וורד (כי אולי בעתיד ישתמשו במצגת ואז מה שאנחנו מכינים עכשיו יהיה בסיס טוב, למה לעבוד פעמיים… או אולי בגלל שקל לי יותר לשלב תמונות במצגת במקום בקובץ וורד עם כל הניואנסים של גלישת התמונה דרך/ מאחורי/ ליד הטקסט… ועוד סיבות רבות ומגוונות).

איך לשפר את המצגות הפנים-ארגוניות

הדבר הראשון והחשוב מבחינתי הוא להיות במודעות לנושא ולקדם את הרצון לשינוי.

זה לא אומר שמנהלים יבקשו עכשיו מצגות שבועיים מראש ולפעמים אפילו לא יום-יומיים לפני המועד.

בתור מי שעבדה בארגונים גדולים למעלה מ- 20 שנה, המודעות לנושא והשינוי צריך להיות מצד מי שמכין את המצגת.

קרה לי לא אחת שהכנתי מצגות, שבסופו של דבר ניראו כמו הספר "מלחמה ושלום", גם מבחינת העובי (מספר שקפים היסטרי) וגם מבחינת מורכבות ההבנה (כי מעמיסים כל כך הרבה מידע בשקפים).

והייתי כמובן גם בצד השני והשתתפתי בישיבות וכנסים פנים ארגוניים, שהעלו מצגות נוראיות, ארוכות ועמוסות, מבלי להבין מה המסר במצגת, מה המידע החשוב שרוצים להעביר לנו המשתתפים וללא פואנטה- מה רוצים שנזכור מכל זה?

מבחינתי מצגת כזאת היא סוג של "רעש לבן". אני יודעת שיש שם מצגת, אבל אין שום מיקוד שלה במטרה, במסר, בעיצוב. ממש בזבוז זמן.

מה אפשר לעשות תכלס כדי שמצגות פנים ארגוניות יהיו טובות יותר?

הנה 10 טיפים שיכולים לשפר את המצגות הפנימיות שלנו

טיפ מס' 1 – מה סוג הפגישה שבה תוצג המצגת?

האם המצגת מיועדת לישיבה שוטפת שמתקיימת קבוע אחת לכמה זמן?

האם היא מיועדת להתנעה של פרויקט? האם היא מיועדת להדרכה או ללמידה?

האם היא מיועדת למפגש פרונטלי? בזום? למשלוח במייל?

לדוגמא, אם הכנתי מצגת לפגישת התנעה בתחילת פיתוח תהליך מסוים, היא כבר לא תתאים AS IS לסקירת אבני הדרך כעבור חצי שנה וצריך לעשות התאמות.

טיפ מס' 2 – להתמקד במסר

גם כשאין לנו הרבה זמן, תכנון המצגת מאוד חשוב. לא לוותר על זה.

בגלל שאנשים יזכרו מעט מאוד מהמצגת שלנו, אנחנו צריכים להחליט מה הם יזכרו. סביב המסר הממוקד הזה נבנה את המצגת.

לפעמים אני רושמת לעצמי על פתק בצד את המסר העיקרי של המצגת שלי ולמי היא מיועדת.

הטקסט הזה נמצא לי מול העיניים כל הזמן ואני חוזרת אליו אחרי כל שקף. בוחנת האם הטקסט/ הגרף/ המידע תורמים למסר הזה? או לא קשורים אליו?

טיפ מס' 3 – להכין פתיחה חזקה

מקדישים מחשבה וחלק ניכר מהזמן שיש לנו לגיבוש הפתיחה, מה יעשה לנו את העבודה מול המשתתפים.

זה יכול להיות דוגמא שמדברת לכולם, סיפור אישי, ציטוט, הפתעה, סטטיסטיקה או משהו מהחדשות של היום.

אגב, לא תמיד צריך להכין שקף לפתיחה חזקה, למשל אם היא סיפור אישי. הזדהות של המשתתפים עם הסיפור שלנו יכולה להיות פתיחה מצויינת ורק לאחר מכן נמשיך למצגת.

טיפ מס' 4 – אם כבר מדברים על שורה תחתונה- לשים אותה בכותרת.

במקום לכתוב כותרת משעממת שלא אומרת כלום כמו "התפלגות מכירות חודשית בשנת 2022", אפשר לכתוב כותרת שנותנת WOW, כמו "ממוצע המכירות החודשי עלה ב- 21% בשנת 2022" ובכותרת המשנה לציין באותיות קטנות יותר "ביחס לשנת 2021".

טיפ מס' 5 – מכת הבכורות של המצגות הפנימיות – בולטים !!

עם יד על הלב, אין פה מישהו שלא כתב בולטים במצגת שלו. זה הרי כלי כל כך נוח, מכינים רשימה שנורא קל לסדר אותה אח"כ, אפילו לחלק אותה לפי נושאים. כמה פעמים שמעתי את המשפט: "תזרקי על השקף כמה בולטים של הדברים העיקריים ויש לך מצגת".

יש כל כך הרבה שיטות איך להימנע מבולטים במצגת. למשל להשתמש באייקונים, באינפוגרפיקה או בתמונות.

נסו ככל האפשר להימנע מרשימות בולטים ארוכות, מקסימום 3 בשקף (אם אין ברירה) ואת המשפטים קצרו ככל הניתן, שיהיו ממוקדים ומדויקים.

טיפ מס' 6 – להשתמש במצגת לפי הייעוד שלה- להציג

לזכור שמצגת היא לא קובץ וורד ולכן אין סיבה לעשות העתק-הדבק לטקסטים ארוכים. ואחרי זה לא להקריא את המשפטים למשתתפים מילה במילה. בחיי שאנשים יודעים לקרוא לבד, אבל בפרזנטציה הם רוצים לראות שורה תחתונה, תמציתית.

כנ"ל לגבי טבלאות אקסל- לא להדביק אותן מהאקסל כמו שהן, אלא לחשוב מה השורה התחתונה שאנחנו רוצים להראות.

אפשר לשים שקפים בהסתר עם כל המידע, באמת שאין תועלת בהדבקת טבלאות עם אינסוף מידע שלא רואים אותו, לא זוכרים ורק מבלבלים את המשתתפים עם מידע לא רלוונטי.

טיפ מס' 7 – אל תנסו להוכיח שאתם יודעים הכול ע"י דחיסת מידע למצגת

כבר יצא לי לשמוע משפטים בסגנון "אם אשים את כל המידע שיש לי במצגת, יחשבו שאני יודע", או "זאת ההזדמנות שלי להראות כמה אני מקצועית, שופכת כמה שיותר מידע על השקפים".

אני מאמינה שזה לא נכון. ראיתי מצגות של אנשים כל כך חכמים, שהשתמשו בשקפים מינימליסטים.

מצד שני, אני יודעת שברוב הארגונים שקפים מינימליסטים לא עובדים, במיוחד בארגונים ותיקים והיררכים, חובבי ישיבות ארוכות. שם אוהבים את המצגות העמוסות לא בגלל אפקטיביות, אלא בגלל ש"ככה רגילים, ככה אנחנו עובדים כבר שנים ואין מקום לשינוי".

המצגת היא לא המקום להוכיח את הידע. שקפים כאלה רק מתישים את המשתתפים.

טיפ מס' 8 – להתאמן מראש, להתאמן ושוב להתאמן

גם אם יש לנו יום אחד להכנת המצגת או רק חצי שעה, יש לנו זמן להתאמן על הפתיחה!! ממש לדקלם את משפטי הפתיחה הראשונים.

אחרי פתיחה טובה, כל השאר הרבה יותר קל וגם אנחנו יותר בטוחים בעצמנו, למרות שהיה לנו ממש מעט זמן להכין את זה.

טיפ מס' 9 – להסתיר שקפים

אם למשל התבקשתי להכין מצגת לפרזנטציה של 15 דקות, וממש לפני כן קיצצו לי את הזמן ל- 5 דקות, אני עוברת בזריזות על המצגת ומסתירה את השקפים הפחות חשובים.

כבר הייתי עדה למקרים שבמקום להסתיר שקפים ולדלג עליהם, אנשים מנסים לדחוס ל- 5 דקות הקצרות האלה את כל התוכן.

"תפסת מרובה לא תפסת"- חברים, זה לא עובד.

טיפ מס' 10 – לעצב אפילו מינימלית

גם אם אתם לא מעצבים גרפיים, יש דברים מינימליים שכדאי לעשות כדי ליפייף את המצגת, הנה רשימה בסיסית וחלקית:

⭐ לוודא שכול הפונטים במצגת מאותו סוג

⭐ לוודא שהטקסט הרציף במצגת באותו צבע

⭐ לוודא שהכותרות בכל שקף ממוקמות באותו גובה, הן בעלות גודל וצבע אחידים בכל השקפים

⭐ אם המצגת כוללת שקפים רבים- למספר אותם (ולוודא שמספר השקף מופיע באותו מקום לכל אורך המצגת)

⭐ לשים את לוגו החברה באותו מיקום לאורך כל המצגת

⭐ לתת למצגת שם אטרקטיבי

בהצלחה !!

דילוג לתוכן