אין דבר משעמם ומרדים יותר ממצגת דוחות כספיים הכוללת עשרות שקפים של דוחות אקסל אינסופיים.
אני מרחמת על מי שמשתתף בפגישה כזו ועוד יותר על מי שמכין את המצגת.
עשרות שעות של עבודת נמלים להכניס את הטבלאות האינסופיות "שייכנסו" בתוך השקף.
ומה בסוף?…. טורים טורים, שורות שורות, פונט קטן קטן, תאמינו לי אף אחד לא רואה כלום ולא זוכר כלום.
ממש שיממון.
אני נתקלת בהרבה לקוחות שרוצים לשפר את המצגת שלהם, אבל כשמדובר בדוחות כספיים יש איזושהי "פרה קדושה" שמעט חברות וארגונים מוכנים "לשחוט" כדי לשפר את המצגת באמת. לתת לה קפיצת מדרגה ולגרום לה להיות WOW.
מצגת דוחות כספיים נתפסת באופן מסורתי כעמוסה, מייגעת וארוכה.
בסופו של דבר, רוב הלקוחות פשוט מעתיקים את הדוחות הכספיים מהאקסל למצגת ובכך "מעניקים" למשתתפי הפגישה שעה "מושלמת" לגלישה באינסטגרם, פייסבוק, יוטיוב, קריאת מיילים מהטלפון וכו'….
מה לדעתי נדרש כדי לשפר מצגת דוחות כספיים ולהפוך אותה משעמום טוטאלי למשהו אטרקטיבי?
נכונות מצד הלקוח לנטוש את הקונספט המסורתי של הצגת דוחות אקסל בתוך המצגת
אתגר לא פשוט בכלל, אך לא בלתי אפשרי. הכנתי מצגת כזו עבור מנהל בכיר במוסד פיננסי גדול, שהיה מוכן לעשות את הקפיצה הזו. המצגת היתה לא רק מעוצבת פנטסטי מבחינה ויזואלית וקיבלה המון מחמאות, אלא גם מדוייקת וממוקדת וזכרו אותה הרבה זמן גם לאחר סיום הפרזנטציה.
מדוע לא נציג את אחוזי השינוי בנתוני המאזן למשל, בצורה ברורה ובולטת? הנה שקף מתוך מצגת מאזן, שמדגים בבירור את אחוזי שינוי ואת המגמה ביחס לשנה הקודמת.
מקצוענות של יוצר המצגת
נכונות, רצון והתמדה של יוצר ומעצב מצגות, כך שיחד עם הלקוח מחדד את המסרים המדוייקים ומבליט אותם.
לדוגמא, סידור נתוני התפלגות בסדר עולה או יורד (ולא לפי א'-ב'), מאפשר שקף ברור ונקי והמספרים מיד קופצים לעיניים.
יצירתיות שיוצרת סקרנות
במקום להעמיס על שקף טבלת אקסל מעייפת, ניתן לכתוב כותרת שתעביר את המידע המדויק בקצרה וגם תסקרן את הקהל לצלול לנתונים (במידת הצורך).
בשקף מופיעה פריסת הנתונים הכספיים העיקריים של חברה. נתוני הרבעון משנה שעברה מודגשים בצבע שונה, כך שמיד ניתן לראות את המגמה.
הבלטה ויזואלית
אני מעדיפה לתת הבלטה ויזואלית של אחוזי שינוי ביחס לנתוני אשתקד, מאשר לפרט רשימת נתונים אינסופית ומשעממת.
לדוגמא, בשקף הבא השתמשתי בחיצים שמבליטים את המגמה (למעלה או למטה). קשה להאמין שיזכרו את המספרים ככל שיתקדמו במצגת, אבל את המגמה יזכרו.
שימוש בגרפים מעוצבים וצבעוניים
הקפדה על יצירת גרפים מעוצבים וצבעוניים, על פני טבלאות ב"שחור-לבן". גרף צבעוני יבליט את המסר הרצוי, אם עושים שימוש בצבע ובמקום הנכון.
שמירה על שפה עיצובית אחידה
השפה העיצובית האחידה תורמת למראה מקצועי של המצגת העסקית. המראה צריך להיות נעים לעין, כדי ליצור מצב שבו המסר שמבקשים להעביר, יתקבל אצל המשתתפים בצורה נוחה, רגועה ואפקטיבית.
מידע נוסף על חשיבות העיצוב האחיד במצגת תוכלו למצוא כאן.
שילוב סרטונים ווידאו
בחברות בהן יש תקציב ונכונות, לשלב סרטון במצגת, באופן שיחדד עוד יותר מסר מסוים, או יסכם נושא או ימחיש את חזון החברה וכו'. אני מאמינה שאם תמונה שווה 1,000 מילים, תארו לכם איך סרטון יכול להעיף את המצגת לרמות אחרות לגמרי. וזה גם BREAK נחמד במהלך המצגת.
אני חושבת שמצגת דוחות כספיים רעננה וחדשנית בהיותה אתגר לבונה ומעצב מצגות, יוצרת אימפקט מדהים אצל הלקוח.
מה דעתכם?
