אלף נתונים לא יצליחו לכבות אותי

מספר מצגות תוכנית העבודה, מצגות סוף שנה, מצגות תקציב וסיכומי שנה שהכנתי בחודש האחרון – אין לתאר.

זו התקופה בשנה שבה כמעט כל ארגון עסוק בהכנת תוכנית עבודה לשנה הבאה, סיכום הנתונים של השנה החולפת, ובניית מצגות שמטרתן לא רק להציג נתונים אלא גם להשאיר רושם משמעותי על היקף העשיה.

זו התקופה בשנה שבה כל ארגון עסוק בלסכם, לנתח ולהתכונן. המצגות הופכות לכלי עזר עיקרי לשיקוף ההישגים, לתכנון מהלכים חדשים ולהצגת התמונה הגדולה בצורה ברורה.

אז אם אתם עומדים להכין מצגת להנהלה, לצוותים, למחלקות, ריכזתי כמה תובנות קריטיות, טיפים שיחסכו לכם שעות של עבודה וגם כמה "עשה ואל תעשה" שיעזרו לכם להפוך את מצגת סוף השנה שלכם לכלי עבודה אסטרטגי ומדויק.

נתונים, אחוזים, גרפים, קווי מגמה, טבלאות- הכול שם

ובדרך כלל גם במנות גדושות.

אבל!

נתונים הם רק הבסיס, אבל לא הכול, הם לא הסיפור……….

נתונים הם רק ההתחלה. כדי שהמצגת תעשה את העבודה שלה באמת, צריך להפוך את כל המספרים לסיפור ממוקד שמדבר בשפה שהקהל שלכם יבין ויתחבר אליה.

זה סיפור?! זה לא סיפור…

גם במצגות תוכנית עבודה, כדאי מאוד לתפור את הנתונים לסיפור קוהרנטי שימחיש את התמונה הגדולה: מה השגתם השנה, לאן אתם מכוונים ואיך זה משפיע על הארגון.

תמיד רצוי לתת דוגמה, מקרה אמיתי או אנלוגיה שתכניס חיים למספרים שלכם ותגרום לקהל להבין על מה אתם מדברים.

אתן דוגמה-

נניח שאנחנו מציגים נתונים על צמיחה משמעותית בהיקף הלקוחות השנה.

אז במקום רק להציג גרף שמראה עלייה של 30%, מציעה להוסיף סיפור קצר שממחיש את ההשלכות של זה בפועל.

למשל: כשיצאנו לדרך בתחילת השנה, אחד האתגרים הגדולים שלנו היה להרחיב את בסיס הלקוחות שלנו מבלי לפגוע באיכות השירות.

השקענו בצוותי תמיכה נוספים, שיפרנו תהליכים פנימיים והשקנו קמפיין דיגיטלי חדש.

אחת התוצאות המרגשות הייתה סיפורו של לקוח ותיק שלנו, שהמליץ עלינו ל-5 חברות נוספות, שכולן הפכו ללקוחות משמעותיים. אין על שגרירים טובים מתוך הלקוחות, זה השיווק הכי טוב שיכול להיות לנו.

וזה מה שהנתון הזה מייצג עבורנו: לא רק עלייה במספרים, אלא חיזוק הקשר עם הלקוחות הקיימים, לצד צמיחה משמעותית באמון בשוק.

סיפור כזה לא רק מסביר את הנתון, אלא גם מראה את ההקשר שלו ומשאיר רושם טוב (מאוד) על הקהל.

תבחרו רק את הנתונים החיוניים

מאוד מפתה להכניס הכל למצגת, אבל פחות זה יותר. וזאת לא קלישאה.

תבחרו את שלושת המסרים הקריטיים ביותר שתרצו להעביר, וודאו שהם בולטים וברורים, אפילו ברמה של להשתמש בפונטים ענקיים.

אם ממש בא לכם להציג את שאר הנתונים, תמיד אפשר לשים אותם בשקף מוסתר בנספח בסוף המצגת, או לשלוח אותם בנפרד במייל למי שזה רלוונטי עבורו.

ספגטי על שקף זה big no no

גרפים הם כלי מצוין להמחשת מגמות ונתונים, אבל קל מאוד ליפול לפיתוי ולהעמיס גם יותר מדי גרפים על אותה מערכת צירים, או לצופף כמה גרפים על אותו שקף.

ספגטי בעין זה מעמסה ויזואלית ואל תבנו על זה שכולם מהנהנים בראש כאילו הם מבינים. אף אחד לא ירים את היד ויגיד "אני לא מבין". זה לא יקרה.

השתמשו בגרפים פשוטים וברורים, עם כותרת שמביאה את הבוננזה בתחילת השקף ולא בכותרת יבשושית וגנרית.

למשל: במקום "מגמות רבעון שלישי," כתבו "עלייה של 20% ברווחיות." תנו לקהל להבין את המסר במבט אחד.

התאימו את המצגת לקהל היעד

מנהלים בכירים צריכים תמונה חדה ומהירה של שורה תחתונה. בלי בובע מיינסס.

צוותים זקוקים לפרטים שיכולים לתרגם לפעולות. שפה שונה לחלוטין. שקף שמתאים לקהל אחד יכול להיות חסר ערך לקהל אחר.

ולכן- התאימו את המצגת שלכם למי שיושב מולכם.

אל תזלזלו בשקף הפתיחה

שקף הפתיחה הוא חלק בלתי נפרד מהמצגת. זה מה שהמשתתפים רואים כשהם נכנסים לחדר, זה נותן להם את המיסגור של הנושא.

ולכן, שקף פתיחה מעוצב היטב הוא כמו כרטיס ביקור של ההצגה שלכם.

תדייקו בשם המצגת, תבחרו תמונה איכותית שגם ניראית טוב וגם מתחברת בול למסר שלכם. תשקיעו.

כנ"ל לגבי שקף סיום והשתדלו לא לכתוב שם "תודה" וזהו.

הנה שני טיפים (קלים ליישום) שירימו את המצגת שלכם מבחינת העיצוב הגרפי

מצגת עם עיצוב לא מקצועי יכולה לפגוע במסר שלכם, אין מה לעשות. מצגת שניראית רע, לא עושה עבודה טובה.

אתם יכולים לשמור על קו עיצוב אחיד, צבעים שמשדרים את המסר הנכון וגופנים קריאים. זה משהו שמשדרג כל מצגת, גם אם זה בסיסי.

גם שימוש בשטח לבן גדול יכול לתרום לכם למראה נקי ומקצועי יותר. ואם אתם לא יודעים מה זה, תכתבו לי בתגובות- אספר לכם.

דברים שרואים מכאן- לא רואים משם

שימו את עצמכם בנעלי הקהל.

נסו לחשוב מה הקהל שלכם רואה ושואל. מה מעניין אותו, מה הפוזיציה שלו.

האם השקפים ברורים? האם יש שקפים עמוסים מדי? אל תהססו לבדוק את המצגת על מישהו אחר לפני שאתם מציגים.

כמובן איך אפשר בלי ה"איך"? אי אפשר, אז אל תשכחו אותו

איך אני מדברת? מה הטונציה שלי? מה שפת הגוף שלי משדרת?

תרגול קצר לפני הפרזנטציה יכול לשדרג את הביצועים שלנו משמעותית. אפילו על קפה עם חברה בקפיטריה בקומה 3, או בחדר ישיבות 10 דקות חזרות.
עושים מה שאפשר, מתוך רצון לעשות את זה הכי טוב שאפשר, גם כשאנחנו בלחץ זמן (ולמי אין לו"ז צפוף?…)

מצגת לא נועדה להצגת נתונים יבשים – היא כלי שמסייע לנו להעביר מסר שמחבר בין המספרים לתמונה הגדולה.

אז בין אם אתם בדיוק בעיצומה של הכנת תוכנית עבודה לשנה הבאה, עובדים על מצגת עסקית להנהלה, או מסכמים את השנה עם מצגת סוף שנה, אני מקווה שהטיפים האלה יעזרו לכם לעשות קצת סדר ולהפוך את התהליך לפשוט וברור יותר.

שמחתי לעזור!