למה ג'ף בזוס אסר על מצגות בישיבות ההנהלה של אמזון

האם הייתם מעזים להשתיק את חדר הישיבות שלכם לחצי שעה?

דמיינו את הסיטואציה: חדר הישיבות של הנהלת אמזון מלא. סמנכ"לים בכירים, מנהלי מוצר וג'ף בזוס בעצמו. תיכף מתחילה פגישה, אבל במקום שמישהו יחבר כבל למקרן ויפתח מצגת, קורה דבר מוזר.

דממה מוחלטת.

במשך שלושים הדקות הבאות אף אחד לא מדבר. אין לחישות, אין שקופיות, אין סמול טוק. הרעש היחיד בחדר הוא רשרוש דפים ועטים שמשרבטים הערות בשוליים. כולם קוראים בריכוז מלא, מסמך כתוב של שישה עמודים. רק כשחצי השעה נגמרת, הדממה נשברת. ואז מתחיל הדיון הכי חד, מדויק ואפקטיבי של השבוע.

זה לא תרגיל במדיטציה. ככה אחת החברות המצליחות בעולם מקבלת החלטות כבר יותר משני עשורים. במרכז השיטה עומדת החלטה אחת של בזוס משנת 2004: בלי PowerPoint בישיבות ההנהלה. במקום להציג, המנהלים שלו כותבים. ליתר דיוק, מספרים סיפור.

מהי כתיבה נרטיבית, ולמה בולטים מסתירים יותר משהם מגלים

המסמך הזה בן 6 העמודים, מנוסח ב"כתיבה נרטיבית".

מה זה?

כשאנחנו שומעים "נרטיב", הראש בורח לספרות, לקולנוע, להרצאות השראה. באמזון זה כלי עבודה. במקום רשימת בולטים של נקודות קצרות ומנותקות, הכותב מציג רעיון, פרויקט או בעיה כסיפור רציף. עם התחלה, אמצע וסוף, ועם היגיון שמחבר ביניהם.

במקום לכתוב בשקופית:

בעיה: נטישת לקוחות.

פתרון: שיפור המוצר.

הכותב נדרש למשפטים מלאים, למשל: "ברבעון האחרון זיהינו ירידה של 14% ברכישות חוזרות. כשניתחנו את משובי הלקוחות, גילינו שתהליך התשלום ארוך מדי. לכן אנחנו מציעים להטמיע תשלום בקליק אחד, שצפוי להחזיר את שיעור ההמרה לרמתו הקודמת תוך חודשיים."

מרגישים את ההבדל? בזוס הבין חוק פסיכולוגי בסיסי: המוח האנושי בנוי לחשוב בסיפורים, לא בנקודות. כתבתי על זה בהרחבה במאמר על סטוריטלינג עסקי ולמה מצגות מפילות אנשים לשעמום. נקודות במצגת הן קיצור דרך. הן מאפשרות להסתיר חורים בלוגיקה, לטשטש חוסר בהירות ולחפות על היעדר נתונים בעזרת עיצוב מרשים או כריזמה של המציג. משפט שלם לא נותן לאף אחד להתחבא.

הצצה לתוך ה-Memo: שלושה חוקי ברזל של אמזון לכתיבה

כדי שהמסמכי ה- 6 עמודים האלה יישארו חדים, באמזון הגדירו כללים נוקשים. הנה שלושה שאפשר לאמץ כבר מחר בבוקר:

1. חרם על מילים מעורפלות (Weasel Words). אסור לכתוב "התוצאות ישתפרו משמעותית" או "רוב הלקוחות מעדיפים את זה". מה זה משמעותית? מי זה רוב? מחליפים תארים בנתונים: "זמן התגובה ירד ב-25%", "68% מהלקוחות בסקר העדיפו". אין נתון מדויק? אל תכתבו בולשיט.

2. מבחן ה"אז מה?". כל פסקה, נתון או גרף חייבים לענות על שאלה אחת: איך המידע הזה עוזר לקבל את ההחלטה הספציפית הזאת. מידע רקע "נחמד" או "מעניין" נחתך בעריכה, בלי רחמים.

3. שישה עמודים, וזהו. ולא בפונט 8. גם לפרויקטים הכי מורכבים, המסמך (המכונה 6-Pager) מוגבל לשישה עמודים. המגבלה מאלצת את הכותבים לזקק את המחשבה, במקום למרוח עשרות עמודים של מלל.

מה הארגון שלכם יכול להפיק מזה

מנהלים רבים חוששים שמעבר למסמכים כתובים יאט את הארגון. בפועל קורה ההפך והתועלות מגיעות כמעט מיד:

חיסכון דרמטי בזמן. כמה שעות מתבזבזות אצלכם על בחירת פונטים, צבעים ואנימציות? בכתיבה נרטיבית אין אריזה. מאה אחוז מהאנרגיה הולכים לתוכן ולחשיבה.

פגישות קצרות וממוקדות. במקום להקשיב שעה למציג שמקריא שקופיות, בזמן שחצי מהחדר בטלפון, כולם קוראים 30 דקות ומדברים על העיקר. כולם באותו דף, תרתי משמע. ואיך מריצים תהליך כזה בין כמה גורמים בחברה? כתבתי על זה במדריך על ניהול תהליך אפקטיבי של הכנת מצגת בארגון.

החלטות טובות יותר. כשמנהל נדרש לכתוב סיפור על המהלך שהוא מציע, קל לזהות אם הטיעונים מחזיקים מים. חורים בעלילה העסקית צפים מיד על הדף. זה מונע השקעה של מיליונים בפרויקטים שנראו מעולה בשקופית וקרסו במציאות.

רגע, אז לזרוק את המצגות?

לא. ואני אומרת את זה אחרי שבע שנים שאני מלווה מצגות עסקיות, אז תרשו לי לדייק. אמזון לא אסרה מצגות כי מצגות רעות. היא אסרה אותן בשלב שבו מגבשים חשיבה. מצגת היא כלי מצוין להעברת מסר, אחרי שהוא קיים: מול קהל גדול, בפיץ' ללקוח, בהצגת מהלך לעובדים. הבעיה מתחילה כשמנסים לגבש את המסר בתוך השקפים עצמם. לכן, לפני שנוגעים בתוכנה, שווה לשרטט את הסיפור על דף. הכנתי לזה מדריך על איך ליצור תכנון מצגת (סטוריבורד) בקלות.

השורה התחתונה

סטוריטלינג הוא לא רק כלי לשיווק או לנאומים על במות. הוא תשתית לניהול חכם. כשאתם מבקשים מהצוות לכתוב נרטיב, אתם לא רק משפרים את התקשורת בארגון- אתם משפרים את איכות החשיבה.

אז הנה ניסוי לישיבה הבאה שלכם: בקשו מהמציג מסמך של עמוד או שניים במקום קובץ שקופיות. פתחו את הישיבה בעשר דקות של שקט מוחלט לקריאה ותבדקו בעצמכם: כמה רעש יצרני יכול לצאת מקצת שקט?

מקורות לקריאה נוספת והעמקה

מכתב ג'ף בזוס לבעלי המניות (2018), המקור שבו בזוס מפרט את היתרונות של ה-Six-Page Memo: לקריאה ב-CNBC.

האימייל המקורי מ-2004 שבו נאסר השימוש במצגות בצוות ההנהלה הבכיר: לקריאה ב-Business Insider.