איך בכלל מתחילים להכין מצגת?

ביקשו מכם להכין מצגת בעבודה? אולי אתם עצמאים בעלי עסק משלכם וצריכים מצגת מכירות? מצגת שיווקית? מצגת של השירות שאתם נותנים?

קבלו 4 טיפים סופר שימושיים שיעזרו לכם להתחיל להכין מצגת.

1. להגדיר את מטרת המצגת

מצגת עסקית נכונה ומדוייקת, אינה אוסף סתמי של שקפים. מצגת היא כלי עזר חזק בשבילנו להעברת מסרים ושכנוע.

בשלב ראשון, נשאל את עצמנו כמה שאלות:

  • מה מטרת המצגת?
  • למי היא מיועדת? מי קהל היעד?
  • כמה זמן מוקצב להציג?
  • באיזה אופן תוצג המצגת? האם במפגש פרונטלי? אולי בזום?
  • מה הסיפור שאנחנו רוצים לספר?

תשובות לשאלות אלו נותנות לנו מסגרת טובה להתחיל בתכנון המצגת. כל אחד רוצה שיזכרו אותו, את הסיפור שלו ואת המסר שהעביר. אבל כדי שזה יקרה, המצגת צריכה להיות ממוקדת ומאוד ברורה למי שמשתתף במפגש. המסר הוא זה שמוביל את המצגת וכדאי שיהיה קצר, פשוט וממוקד.

2. לתכנן את המצגת

לאחר שהבנו את מטרת המצגת, אנחנו עוברים לתכנון שלה. בסקיצה.

אפשר לעשות את זה עם דף ועט, באפליקציה או בכל אמצעי אחר שעוזר לנו לתכנן.

הסקיצה תכלול תמיד שקף פתיחה, שקף סיום וביניהם רצף שקפים הגיוני שמטרתו אחת: לספר את הסיפור שלנו.

למצגת חייבת להיות זרימה הגיונית שתהיה ברורה גם לאנשים שלא מבינים 100% בנושא שאנחנו מדברים עליו. לדוגמה: תיאור הבעיה יבוא לפני הפתרון.

אם אתם מכינים סקיצה שכוללת גם התייחסות לתוכן השקף (האם תמונה? אייקונים? גרפים?), אני ממליצה כבר בשלב לחשוב על שקפים מאווררים, כותרות קצרות ושימוש באייקונים ובאינפוגרפיקה.

כמובן שתכנון המצגת צריך לקחת בחשבון את משך הזמן העומד לרשותנו במפגש וגם את נפח הנתונים והעובדות שרוצים לכלול במצגת.

3. לעצב את המצגת

סוף סוף הגענו לתכ'לס: עיצוב מצגת !! בחירת תמונות, צבעים, פונטים, אייקונים, אינפוגרפיקה, סוגים של גרפים וכו'.

כותבים את הטקסט (בקצרה!) וממקמים הכול על השקפים, בהתאם לסקיצה שלנו.

חשוב מאוד שהמצגת תהיה בשפה עיצובית אחידה, הן מבחינת הפונטים, הצבעים וקו גרפי אחיד בכל השקפים.

אחרי שסיימנו להכין את המצגת, דרך מצויינת לבדוק האם נשמרת השפה העיצובית האחידה, היא לצפות בכל השקפים בבת אחת בסדרן השקופיות במרחק תצוגה נמוך.

4. לבדוק את עצמנו עם אנשים אחרים

לפעמים אנחנו כל כך שקועים בתוך הפרויקט שלנו ובטוחים שהכנו את מצגת החלומות האולטימטיבית.

יש מצב שאנחנו צודקים ובאמת יש לנו מצגת מרהיבה, אבל לפעמים אנחנו מפספסים את זה.

אנחנו כל כך עסוקים בעיצוב, תמונות וצבע ואופס…. שכחנו מה מטרת המצגת, שכחנו שקהל היעד שלנו לא מכיר בכלל את הפרוייקט, את הרקע, את הבעיה והנה אנחנו "נופלים" עליו עם נתונים שלא אומרים להם דבר וחצי דבר.

כדי שזה לא יקרה, אני מאוד ממליצה להתייעץ עם אנשים אחרים, כאלה שלא נמצאים איתנו בפרוייקט. להציג להם את המצגת ולשאול שאלות: "מה המסר שלדעתך עובר במצגת? מה אתה מבין מזה? האם כדאי להשתמש בתמונה כזו או בתמונה אחרת? מה צריך לשנות כדי שהמסר יעבור בצורה טובה/ברורה יותר"?

הציגו את המצגת למישהו ניטראלי. תשאלו את השאלות שמעניינות אתכם וודאו כי המצגת אכן משיגה את התוצאות הטובות ביותר עבורכם.

הסוד למצגת טובה טמון בתכנון.

בהצלחה!

דילוג לתוכן