רשימת הטעויות האולטימטיבית כשמכינים מצגת

יצא לכם להסתכל על מצגת שהכנתם פעם וחשבתם שהיא יכלה להיות יותר טובה? יותר מדוייקת? יותר יפה?
אתם מכינים מצגת ורוצים שהיא תהיה WOW?

אומרים שמי שלא עושה לא טועה. גם אני…. ולכן הכנתי רשימה של דברים שלא כדאי לעשות במצגת.

את כולם אפשר ליישם, חלקם קטנים ומביאים שיפור מיידי, חלקם מעט יותר מורכבים. כל אחד מוזמן לקחת מפה מה שעובד בשבילו.

מתלהבים מהשפע? איך להימנע מטעויות בעיצוב מצגת

לערבב יותר מדי צבעים – סלט צבעוני זה טוב לארוחת ערב, פחות טוב במצגת. אני ממליצה להשתמש ב- 2-3 צבעים מובילים, שיתנו את הטון בשפה העיצובית.

לערבב יותר מדי פונטים – יש מקרים שנרצה להשתמש ביותר מפונט אחד, למשל אם רוצים להדגיש משהו, או להשתמש בפונט הומוריסטי במקום הנכון במצגת. אבל אם זאת לא המטרה שלכם, תעשו טובה תבדקו שלא התפלק לכם פונט שלא התכוונתם אליו.

פונטים קטנים מדי – רחמנות על העיניים!! תחשבו על עצמכם יושבים בשורה 5 ואילך והמצגת בפונט 12. גם בתקופת קורונה כשהמצגת בזום, תגדילו את הפונטים. אנחנו בונים מצגת, לא מפרנסים אופטומטריסטים…

התאמת צבעים גרועה – יש צבעים שפשוט לא הולכים יחד על אותו שקף. למשל: ירוק ואדום (בעייתי לעיוורי צבעים), כתום-תפוז וסגול-ארגמן. זה מרצד בעיניים ופשוט לא נעים.

יותר מדי אנימציות ומעברים עצבנים בין השקפים – יש כאלה שטוענים שזה לגמרי שנות ה- 80, מקסימום 90. יש נושאים עסקיים שזה פשוט לא מתאים. אבל אם החלטתם להשתמש באנימציות ומעברים, תבחרו אותם בקפידה ובמיקום המתאים. מה שנקרא בפינצטה.

גרפיקה באיכות נמוכה ותמונות ללא רשיון מתאים – אין דבר פחות מקצועי מאשר להעלות שקף עם תמונה באיכות ירודה. תמונה שהעתקתם מגוגל ברזולוציה נמוכה, תמונות מגורענות- זה BIG NO NO. בהקשר הזה אני מזכירה שחייבים להשתמש בתמונה בהתאם לרשיון שלה, שחס וחלילה לא תחטפו תביעה (הפולניה שבי אומרת "שלא תגידו אח"כ שלא אמרתי לכם…)

תמונות מעוותות – אל תמשכו תמונות באלכסון. התמונה מתעוותת וזה נראה איום ונורא.

אם אתם חושבים שצריך לשפוך את כל הידע שלכם במצגת, אתם טועים. איך להימנע מטעויות שקשורות בעודף מידע

להעמיס טקסט – מי שרוצה לקרוא ספר שילך לספריה. השקפים במצגת הם לא המקום לשפוך עליהם את כל הידע שלכם. אתם שפיצים בתחום שלכם, אנשים רוצים לשמוע אתכם. לשמוע !! בשביל לקרוא את מה שאתם כותבים יש מיילים, מסמכי WORD, PDF, דוחות. תעשו טובה, תדללו טקסטים. תדייקו את המסר שלכם. לגמרי דוגלת במשפט Less Is More.

להשתמש בבולטים – זה כל כך של פעם, בחייאת. ממליצה להשתמש באייקונים, אינפוגרפיקה וכל פתרון יצירתי אחד. רק לא בולטים.

יותר מדי שקפים ביחס לזמן – אם הפרזנטציה שלכם חצי שעה, 50 שקפים זה יותר מדי. תחשבו גם על מי שמקשיב לנו והשקפים רצים מולו מהר מדי, כי הרי אנחנו רוצים להספיק לעבור על כל המצגת והזמן שלנו תמיד יותר מדי קצר. אני ממליצה על חישוב של שקף אחד לדקה (פלוס מינוס), לא כולל שקף פתיחה וסיום וגם תלוי בנושא המצגת והשלב בהרצאה. אם למשל אני מראה כמה דוגמאות מעולם תוכן שהקהל מכיר ומספיקה רק תמונה על השקף, אפשר להריץ כמה דוגמאות יחסית מהר. אבל אם הנושא מורכב, חמלה על הקהל ופחות שקפים.

יותר מדי מידע – כי תכלס, לא יזכרו כלום מהמצגת העמוסה. אני מעדיפה מסר יותר "רזה" ומדוייק, לחזור עליו מספר פעמים, כדי שיזכרו.

טקסט הסבר בשקפים שכוללים גרפים ודיאגרמות – במידת האפשר, אני ממליצה לשים בשקף כזה רק כותרת, מקרא והערות בתחתית השקף (אם יש). טקסט נוסף מעמיס מאוד על העין והזיכרון של הצופים.

טבלה עמוסה על כל השקף – אני מעדיפה להבליט את המסר מתוך הטבלה ולא לתת על השקף את הנתונים הגולמיים. לדוגמה: אם ניתן להדגיש את אחוזי השינוי ביחס לשנה קודמת, זה יהיה המסר בשקף. את הטבלה העמוסה אשים בלינק בשקף מוסתר, ואציג אותו רק אם אתבקש.

הכנתם כבר 100 מצגות ואתם בטוחים שאת המצגת הזאת תכינו בקלי קלות. איך לא לעשות טעויות שקשורות בתכנון המצגת

לא להכין סטוריברוד/ לא לתכנן את המצגת מראש/ לחפש תמונות דבר ראשון כשחושבים על המצגת – מפספסים כל כך הרבה !!! תכנון המצגת לא צריך להיות באפליקציה מורכבת, אפשר גם בדף ועט. חשוב מאוד לתכנן את המצגת מראש. לחשוב מהי מטרת המצגת ואיך כל שקף מתכוון למטרה זו. אם אתם משתמשים ב- Power Point, השתמשו ב"סדרן השקופיות בסרגל התחתון, המאפשר צפיה בכל המצגת במבט אחד. בסעיפים הבאים אני מסבירה למה זה חשוב.

מצגת בלי רצף לוגי – זה כמו לראות סרט שאין לו התחלה, אמצע וסוף. לא מבינים כלום…לא טוב.

מצגת בלי סיפור – זה כמו להיכנס לסרט ולהבין אחרי 5 דקות שזה לא מעניין אותנו. ומה קרה לקהל? תסתכלו!!! כולם גולשים בטלפון במקום להקשיב לכם.

לא להעביר מסר – זה ממש פול גז בניוטרל. יכול להיות שהמצגת פצצה, אבל היא סתמית כי אין בה מסר ברור.

להעביר מסרים סותרים – לא מקצועי בעליל. איך מתגברים על זה? עוברים לסעיף הבא, יש שם תשובה.

לא להתייעץ עם מישהו אם המסר עובר – אחרי שסיימנו את שלב תכנון המצגת, אני מציעה להראות את זה למישהו שלא נמצא איתנו עמוק בפרויקט. למה? "אורח לרגע רואה כל פגע"- מכירים? יכולים לקבל תובנות וכיוונים שלא חשבנו עליהם. ההמלצה רלוונטית פי 82.7 אחרי שלב עיצוב המצגת, שאז רואים האם הויזואליות של המצגת תומכת במסר ובסיפור שלנו.

עוד טעויות שלא כדאי לעשות

לא להתאמן על המצגת לפני הפרזנטציה- המצגת מוכנה, נראית מיליון דולר, הכול עובר פצצה. תשקיעו זמן ותתאמנו על המצגת. למה זה טוב? כי א'- זה מקצועי. ב'- כי זה ייתן לכם בטחון בפרזנטציה. וקיים גם ג'- שאני לא מאחלת לאף אחד, אבל במקרים בהם המצגת לא תעבוד בדקה ה-100 (כי המקרן התקלקל, הפסקת חשמל, ובלת"מים אחרים), יש לכם את כל המצגת בראש (ורצוי גם ב- HARD COPY) ואתם שוחים בה כמו דג במים.

לא לבדוק את המצגת לפני שמעבירים אותה – אם אתם מעצבים מצגת למישהו אחר, בסיום העבודה תבדקו את המצגת ב- MODE צפיה. שהכול מסודר על השקפים טיפ-טופ, ששום דבר לא נתקע, שהסרטונים עובדים, שהמוזיקה מתוזמנת וכו' וכו' וכו'. אם המצגת מיועדת לפרזנטציה שאתם מעבירים, תגיעו לפני הזמן ותבדקו את המצגת על המכשיר שממנו היא תוקרן. מונע פדיחות, תאמינו לי מנסיון.

בהצלחה !!

גלית