בעידן שבו ארגונים הופכים למורכבים יותר ויותר, עם היררכיות ניהוליות מרובות ורמות שונות של סמכות ואחריות, יצירת מצגת עסקית שמדברת לכל רמות הניהול היא משימה מאתגרת. נשאלת השאלה האם נכון להכין מצגת אחת שתוצג באופן זהה לכל שכבות הניהול, או ליצור גירסאות שונות לאותה מצגת, מותאמות לקהלי יעד שונים בתוך הארגון.
לכל רמה ניהולית בארגון יש צרכים ייחודיים ומידע שחשוב להציג עבורם באופן מותאם, ולכן חשוב להתאים את המסר ואת המידע במצגת בהתאם לדרג הניהולי שאליו אנו פונים. הדרגים הבכירים מחפשים מידע אסטרטגי ורחב, בעוד הדרגים המבצעים זקוקים להנחיות פרקטיות ומפורטות. לכן, כדאי להכין מספר מצגות המותאמות לכל רמה באופן מדויק, כך שכל קבוצה תקבל את המידע הרלוונטי לה בצורה האפקטיבית ביותר.
ניתן לשמור על שפה עיצובית אחידה לכל המצגות, אך להבדיל ביניהן ברזולוציית הפרטים, כך שהמסרים לדרגים הבכירים יהיו ממוקדים בהיבטים אסטרטגיים, בעוד שלדרגים המבצעים נתמקד בפירוט רב יותר ובהנחיות מעשיות. בפועל, מצגת אחת לרוב לא תספק את הצרכים המגוונים של כל דרגות הניהול, ולכן עלינו להתאים את המסר לכל רמה כדי להבטיח שהמסר יובן ויוביל לפעולה בצורה היעילה ביותר. מצגת יעילה היא כזו שבה המסר מותאם לצרכים, להקשר ולהבנה של כל רמת ניהול בארגון.
הבנת קהל היעד בכל רמה
הצעד הראשון בהכנת מצגת אפקטיבית הוא הבנת קהל היעד שלנו. אם אנחנו לא יודעים איך מתחילים להכין מצגת, כדאי להתחיל בבירור מטרות המצגת וקהל היעד (למאמר בנושא לחצו כאן). בארגון רב שכבות, דרגי הניהול שונים זה מזה מבחינת ההשקפה, הצרכים והמטרות שלהם, מידת הירידה שלהם לפרטים והפעילות האסטרטגית שלהם בתוך הארגון. בעוד שדרג הנהלה בכיר מחפש תובנות אסטרטגיות והשלכות כלכליות רחבות, מנהלים ברמת הביניים מתמקדים במימוש טקטי של האסטרטגיות ומנהלים זוטרים ועובדים בשטח מתמקדים בביצוע המשימות השוטפות היומיומיות. לכן, חשוב להתאים את השפה, הנתונים והמסרים למצגת שתתאים לכל קבוצה בנפרד.
תמצות המסר לרמת ההנהלה הבכירה
כאשר אנו מציגים לדרג ההנהלה הבכיר, כדאי לנו להתרכז במסר המרכזי ולהתמקד בתוצאה הסופית. הנהלה בכירה מעוניינת בתמונה הכוללת – כיצד הפרויקט או התהליך ישפיע על הכנסות, עלות, או יתרון תחרותי של הארגון. לכן, כדאי לנו לפתוח בסיכום קצר ומדויק שמציג את המהות והערך המוסף של הפרויקט, עם דגש על נתונים כספיים, יתרונות תחרותיים, והמלצות לפעולה.
פירוט והסברים לרמת ניהול ביניים
למנהלים בדרג הביניים חשוב לספק הבנה מעמיקה יותר של התהליך ושל הדרכים למימוש האסטרטגיה. בשלב הזה כדאי לנו להיכנס לפרטים נוספים כמו משאבים נדרשים, לוחות זמנים, ומטרות מדידות. נראה כיצד התוכנית משתלבת עם המטרות האסטרטגיות הרחבות של הארגון, אבל גם לתת מענה לשאלות כמו "כיצד ניישם את זה בפועל?" ו"איך זה ישפיע על הצוותים?".
הוראות ביצוע והנעה לפעולה למנהלים זוטרים
עובדים ומנהלים זוטרים מחפשים במצגת הבהרות ברורות לגבי איך לבצע את המשימות בפועל. כאן כדאי לנו לספק הוראות ברורות, מדריכים, ותמיכה פרקטית, שיסייעו בביצוע המשימות בצורה ברורה. המידע צריך להיות ממוקד, פרקטי ומובן, עם הנחיות שלב אחר שלב ונתונים שתומכים במימוש המשימות. בשלב הזה כדאי לנו להשתמש גם בדוגמאות קונקרטיות מהשטח, כדי להבהיר איך הדברים עובדים הלכה למעשה.
התאמת הטון והפורמט
מעבר לתוכן, עלינו גם להתאים את הטון והפורמט לכל רמת ניהול. דרג בכיר מצפה למצגת מתומצתת וויזואלית, עם מינימום טקסט וריכוז גבוה של תובנות עיקריות. מנגד, מנהלים בדרגי ביניים יעדיפו ברוב המקרים פירוט, גרפים וטבלאות שיסייעו להם להבין את המימוש. מנהלים זוטרים יעדיפו מצגות שמכילות הנחיות ברורות, דוגמאות ואלמנטים חזותיים תומכים כדי להבהיר את הדרך לביצוע.
התאמת המסר בכל שכבה בארגון היא אמנות בפני עצמה, המשלבת הבנה עמוקה של מבנה הארגון וצרכיו. ככל שהמסר במצגת יהיה מותאם באופן מדויק יותר לקהל היעד, כך גדל הסיכוי שהמסר שלנו יתקבל, יניע לפעולה וייצור השפעה חיובית בארגון כולו.
בסופו של דבר, מצגת מוצלחת בארגון רב-שכבתי היא מצגת שמצליחה לדבר בשפת כל רמה ניהולית, לשקף את הצרכים והמטרות שלה ולבנות מסר אחיד שמשפיע על כל חלקי הארגון בדרך המתאימה להם.
