אם יש משהו שמנהלים בכירים שונאים, זה מצגות מיותרות. הם מוצפים במידע, קופצים מישיבה לישיבה ואין להם סבלנות לשקפים עמוסים, נתונים לא ממוקדים או מצגות שחוזרות על עצמן. וזה יכול להשפיע על תהליכי קבלת החלטות בארגון.

החדשות הטובות הן שאפשר לגרום למצגת להיות מרתקת, קצרה ועניינית, גם כשמדובר בנתונים מורכבים.

למה מנהלים מאבדים ריכוז במצגות?

עומס מידע וחוסר זמן

מנהלים בכירים מקבלים עשרות מיילים ביום, משתתפים בשיחות מרובות, ולרוב יש להם זמן מוגבל לכל נושא. אם הם חשים שמצגת מסורבלת או מבזבזת את זמנם – הם מתנתקים מיד (מנטלית).

יותר מדי שקפים, פחות מדי מסר ברור

מצגת ארוכה מדי עם עשרות שקפים מלאים בטקסט וגרפים מורכבים תגרום למנכ"ל להפסיק להקשיב. הם צריכים תמצות, מסרים ברורים והקשרים אסטרטגיים, ולא "ים של נתונים".

הצגה לא ממוקדת – דיבור ארוך בלי פואנטה

דברנים גדולים אוהבים להסביר ולהיכנס לפרטים, אבל מנהלים לא. הם רוצים תשובות קצרות ומדויקות: מה קרה? מה המשמעות? מה הצעד הבא?

איך לשמור על קשב בפרזנטציה מיועדת להנהלה?

פתיחה חזקה: להציג מהר את השורה התחתונה

במקום להתחיל בהקדמות מיותרות, תן למנכ"ל את המידע הכי חשוב בשקף הראשון:

• מה הבעיה?
• מה הפתרון או ההזדמנות?
• מה ההמלצה שלך?

דוגמה:
לא טוב: "נתחיל בסקירה כללית של השוק, לאחר מכן ננתח את המגמות, ולבסוף נציג את המלצתנו."
עדיף: "הדאטה שלנו מראה ירידה במכירות ב-10% בחודש האחרון. הפתרון המוצע: שיפור חוויית המשתמש באתר. ההשקעה הנדרשת: 500K ש"ח. נפרט איך זה יקרה."

פחות טקסט, יותר ויזואליזציה

מוח של מנהלים לא עובד כמו אצל אנליסטים – הם צריכים תמונה ברורה כדי להבין במהירות.

• השתמשו בגרפים פשוטים שמציגים מיד את התמונה הברורה ולא בבלוקים של טקסט.
• הבליטו נתונים חשובים – שימו אותם בגדול, עם צבעים ברורים.
• השתמשו באנלוגיות ודוגמאות, למשל: "זה כמו מהלך שעשתה חברת ABC כשהשיקה את תוכנית הפרימיום שלה."

לשמור על מבנה ברור וכמה שפחות שקפים

אם יש לכם יותר מ-10 שקפים למצגת הנהלה, כדאי לבדוק אם הכל באמת חיוני.
מבנה מומלץ למצגת קצרה:

1. שקף פתיחה – השורה התחתונה (בעיה, פתרון, המלצה)
2. שקף נתונים תומכים – רק מה שבאמת רלוונטי
3. שקף השלכות עסקיות – איך זה משפיע על הארגון
4. שקף המלצות להמשך – מה צריך לעשות עכשיו
5. שקף סיום / החלטות – נקודות הפעולה שההנהלה צריכה לקחת

לשאול שאלות במקום לנאום מונולוגים ארוכים

במקום להעביר מצגת כמו נאום ארוך ומייגע, כדאי לשקול לשלב את המנהלים תוך כדי הדיון.

שאלות כמו: "מה דעתכם על הנתון הזה?" או "איך זה תואם למה שראיתם בשטח?" יכולות להפוך את המצגת לאינטראקטיבית יותר.

להשתמש בהומור ואנרגיה? אל תפחדו להיות מעניינים

מצגות ניהוליות לא חייבות להיות רציניות ומשעממות.

דוגמאות טובות:

• שימוש בגרפיקה הומוריסטית או תמונה שתופסת את העין
• הוספת משפט מפתיע בתחילת המצגת- "ידעתם ש-90% מהמנהלים מאבדים ריכוז אחרי 10 דקות?"
• שימוש בסיפורי הצלחה או כשלון כנקודת פתיחה

אז לסיכום,

• פתחו עם השורה התחתונה, אל תחכו לסוף
• השתמשו בתמונות וגרפים במקום בטקסט ארוך
• שמור על מבנה ברור של 3-5 שקפים בלבד (או קצרו את המצגת שלכם ככל הניתן)
• שלבו את המנהלים בדיון
• שמרו על אנרגיה גבוהה, בלי מונוטוניות ושעמום

בהצלחה !!