"שאלות בסוף"?? איך להחליט מתי לאפשר שאלות בהרצאה

בשבוע שעבר הקלטתי פרק בפודקאסט שלי שקופית אחת קדימה, ועלה שם נושא שהעסיק אותי הרבה יותר ממה שציפיתי: האם נכון להגיד לקהל "שאלות בסוף"? או שעדיף לאפשר שאלות תוך כדי ההרצאה? ואם אנחנו כן אומרים "שאלות בסוף", האם זה פתוח באמת, או שזה רק תירוץ מנומס להגיד "אני שולט/ת פה"?

שאלה שנשמעת טכנית. אבל מבפועל, היא מגדירה מי שולט באירוע, איך המסר עובר, ועם איזו חוויה הקהל יוצא מהחדר או מהזום.

למה זו בכלל שאלה אסטרטגית ולא רק טכנית

כשאני בונה מצגת עם לקוח, אחת השאלות הראשונות שאני שואלת היא: מה מטרת הפרזנטציה? להודיע, לשכנע, למכור, לעורר דיון? התשובה קובעת הרבה דברים, כולל איך מנהלים שאלות. זה חלק מההבדל בין מצגת יפה לפרזנטציה חזקה, ולא משהו שעולה רק בשלב הביצוע.

כי שאלות הן לא רק שאלות. הן מדד לאיפה הקהל נמצא, הן משבשות את הקצב שתכננת, והן יכולות לחזק את המסר או לפזר אותו. איך שמנהלים אותן, מנהלים בעצם את כל האירוע.

שלושה מודלים של ניהול שאלות

בגדול, יש שלושה מודלים עיקריים. כל אחד מהם מתאים לסיטואציה שונה.

1. שאלות בסוף בלבד

המודל הקלאסי. מעלים את כל התכנים, מסיימים, ואז פותחים לשאלות.

היתרון ברור: אתה שולט בקצב, מעביר את המסר בשלמותו, ולא מאבד אנשים באמצע.

החיסרון שלא תמיד חושבים עליו: הקהל יושב 45 דקות עם שאלה שמנקרת לו בראש, ועד שמגיע זמן השאלות, או שהוא שכח אותה, או שכבר התנתק, או שהשאלה שלו נענתה בעקיפין במקום אחר ועכשיו זה נשמע טיפשי לשאול.

מתאים במיוחד ל: וובינרים גדולים, הרצאות השראה, הרצאות שבהן יש קו סיפורי שחייב להגיע עד הסוף לפני שמפרקים אותו.

2. שאלות תוך כדי

פותחים את הדלת כל הזמן. הקהל מרגיש שותף, החיבור חי יותר, וקל לזהות אם אנשים מתחברים או מתנתקים.

החיסרון: אתה יכול לאבד את הקו. שאלה אחת יכולה לגרור דיון של שבע דקות על נושא שתכננת להגיע אליו רק ברבע האחרון. פתאום אתה לא שם, ויש לך עוד חצי מצגת להעביר.

מתאים במיוחד ל: קבוצות קטנות, ישיבות הנהלה, סדנאות, מצגות שבהן הדיון הוא חלק מהערך (לא רק "תוספת").

3. שאלות בנקודות מוגדרות

המודל הכי פחות מדוברים עליו וגם, לדעתי, הכי חכם ברוב המקרים. מחלקים את ההרצאה לפרקים, ובין פרק לפרק פותחים לשאלות. זה נותן לקהל הזדמנות להוציא את מה שיש לו, ולך שליטה על הקצב.

מתאים במיוחד ל: הרצאות מקצועיות, תכנים שבהם כל פרק עומד בפני עצמו, וובינרים של 45 דקות עד שעה.

ההחלטה שהיא לא באמת החלטה של המשתתפים

עכשיו לחלק המעניין. כשמרצה אומר "שאלות בסוף", האם זו באמת החלטה שהקהל מקבל?

האמת היא שלא. זו הודעה. המרצה מודיע מראש איך הוא ינהל את האירוע, והקהל מתיישר. זה לא משא ומתן, זה קביעה.

ודווקא בגלל זה כדאי לומר את זה במפורש ובהתחלה. כשהקהל יודע מראש מה המבנה, הוא נרגע. הוא יודע שיגיע הזמן שלו. הוא לא יושב במתח. והוא לא מפריע באמצע כי הוא מחכה לרגע הנכון.

מרצים שלא אומרים כלום בהתחלה, ואז מסמנים "לא עכשיו" כשמישהו מרים יד באמצע, משדרים חוסר ביטחון. אתה רצית שיהיה דיון בסוף, אבל לא אמרת את זה, ועכשיו אתה דוחה מישהו שהתאמץ להשתתף. זה מרגיש רע לכולם.

מה עושים כששאלה משבשת את הקצב

גם כשאתה מחליט לאפשר שאלות, יש רגעים שבהם שאלה מגיעה בטיימינג לא נכון. או שהיא לא קשורה, או שהיא ארוכה מדי, או שהיא תוביל לפתיחה של נושא שלא תכננת לפתוח. יש גם שאלות שהן לא רק לא בטיימינג, אלא גם לא קלות לתשובה, וזה סיפור בפני עצמו.

כמה טכניקות שעובדות:

"שאלה מעולה, אני אחזור אליה בדיוק בשקף הבא" (אם זה נכון).

"זה נושא שלם בפני עצמו, בוא נשאיר אותו לסוף ואם יהיה זמן ניכנס אליו לעומק".

"אני רוצה לוודא שאני עונה לך נכון, תן לי לסיים את הנקודה הזאת ואני אחזור אליך בעוד שתי דקות".

כל אחת מהטכניקות האלה היא סוג של ניהול המשתתפים. אנחנו לא דוחים את השואל, אנחנו מכניסים אותו למבנה שלנו.

מה השאלות אומרות על ההרצאה שלך

נקודה אחרונה, שחשוב לי להדגיש. אם מגיעות המון שאלות בסוף, זה לא בהכרח מחמאה. לפעמים זה אומר שההרצאה לא ענתה מספיק טוב על הצורך תוך כדי. אנשים יוצאים עם יותר שאלות ממה שנכנסו, וזה יכול להיות סימן לבלבול, לא להעמקה.

מצד שני, אם אין שאלות בכלל, לפעמים זה אומר שהמשתתפעם התנתקו. שלא התחברו. שלא סמכו על המרחב להרים יד. יש כלים לחבר את הקהל גם כשאתם לא מכירים אותם מראש ושאלות הן רק אחד מהם.

שאלות טובות, בכמות סבירה, בטיימינג שמתאים למבנה שתכננת. זו המטרה. לא "כמה שיותר" ולא "אפס".

אז איך מחליטים בפועל

לפני ההרצאה הבאה, בואו נשאל את עצמנו שלוש שאלות:

1. כמה אנשים בקהל? קבוצה של 15 ושל 150 מתנהלות אחרת.
2. מה משך ההרצאה? חצי שעה לא מצדיקה הפסקות לשאלות, שעה וחצי כן.
3. האם יש לי קו סיפורי שחייב להגיע עד הסוף בלי קטיעות? אם כן, שאלות בסוף. אם לא, אפשר לשקול מודלים פתוחים יותר.

וחשוב מהכל, להגיד את ההחלטה בקול מראש למשתתפים. "נפתח לשאלות בסוף", "שאלו אותי מתי שרוצים", "אחרי כל פרק נעצור לשאלות". המשפט הקצר הזה הוא הרבה יותר ממידע, הוא מקור בטחון למשתתפים לשעה הקרובה.