האם באמת אפשר להכין מצגת בחצי שעה?

יש מתח מטורף בין אנשים שאומרים "הכנתי מצגת ב- 5 דקות", "לקח לי חצי שעה להכין את המצגת הזו", לבין המציאות.

הרבה פעמים אני מדמיינת את זה כמו טרנד בטיק טוק שמשווה "איך אני חושבת שאני נראית בשיעור פילאטיס" (רזה, חטובה, מדוייקת) לבין "איך זה נראה באמת" (אני מתנשפת ממאמץ, הקוקו שלי אללה יסטור, התנועה שלי עדיין לא מדוייקת).

למה זה בעצם?

כן כן, מכירה את הכלים שיש היום שמכינים מצגות ב- 5 דקות וזה מדהים!!

אבל עדיין… שום ארגון לא ילך לכנס עם מצגת שהכינו לו ב- 5 דקות.
שום מנכ"ל לא יעמוד מול דירקטוריון עם מצגת שהכינו לו בחצי שעה.

בואו נדבר קצת על הפער הזה בין המצוי לרצוי. למה עדיין יש הרצאה של 20 דקות בכנס בינלאומי, ולוקח חודשים (!!!) להכין את המצגת?

מצגת היא לא גיבוב שקופיות, היא אסטרטגיה.

ההכנה למצגת עסקית חשובה היא כמו חזרות לפני מופע גדול, מה שאנחנו רואים על הבמה הוא רק הקצה.
העבודה האמיתית התרחשה מאחורי הקלעים: חידוד מסרים, התלבטויות על מה ייכנס ומה יישאר בחוץ, אינספור חזרות על האינטונציה, הדגש, הסיפור, החזקת הגוף, איפה עושים הפסקה ועוד ועוד.

הידעתם ש…. מצגת היא גם חלק מ פוליטיקה ארגונית?
כן, גם זו חלק מהתהליך.
מחלקות מתווכחות על מספרים, מנהלים דורשים שקף נוסף ש"יהיה שם ליתר ביטחון" ויש עשרות גרסאות לכל שקופית כי "מה אם בכל זאת נשנה את הסיפור?" כל זה לוקח זמן, המון זמן!

אז למה אנשים אומרים "עשיתי מצגת ב-5 דקות"?

כי קל לנו להתבלבל בין "לעשות מצגת" לבין להכין מצגת שמייצגת ארגון, רעיון, השקפה או חזון.
עיצוב מצגות מהיר זה לא הכנה אסטרטגית. בדיוק כמו שטמפלט למצגת לא יפתור קושי להעביר מסר.

זה נכון, היום יש כלים מדהימים של בינה מלאכותית להכנת מצגות. הם יודעים להציע גרפיקה, לנסח טקסטים, לייצר שקפים לדוגמה, אבל הם לא יכולים להחליט על הניואנסים הקריטיים:

• מה להדגיש?
• איפה לעצור?
• איזו תמונה תעורר את התגובה שאנחנו מחפשים?
• איפה משלבים הומור, איפה עוצרים שניה ופונים לקהל עם איזו אנקדוטה, איפה עולות בדיחות פנימיות, או הקשרים פנים-ארגוניים.
• ויש עוד דברים, לא חסר, שמשולבים במצגות בצורה אנושית, שרק אנשים יכולים לדעת ורק אנשים יכולים להבין את התועלת שלהם.

הכנה של מצגת משקיעים, למשל, דורשת לא רק ידע פיננסי, אלא (ואולי בעיקר) יכולת לספר את הסיפור של החברה/ המוצר בזמן קצר, לשכנע, ליצור אמון. להציג פתרון ובעיה על ידי המחשת סיפור אותנטי, שמאפשר חיבור מיידי שיביא בהמשך גם לעוד מפגש ואולי גם לצ'ק המיוחל.

וכאן חשוב לי להגיד- אני לא מזלזלת באף כלי ולא באף אדם שמשתמש בהם. להפך, יש להם מקום, והם יכולים לחסוך המון זמן, במיוחד בשלבים הראשוניים של התהליך.
אבל הם לא יכולים להחליט על הניואנסים הקריטיים…

אז כמה זמן לוקח להכין מצגת?

כמה שצריך כדי שזה יראה פשוט!!

וכמו בפילאטיס, גם כאן: ככל שהתוצאה נראית קלה יותר – סימן שהעבודה הייתה עמוקה יותר.

מצגת טובה, בדיוק כמו הופעה טובה, לא אמורה לחשוף את הזיעה.
היא לא באה להראות כמה עבדנו עליה, אלא לגרום למישהו אחר להבין, להרגיש, לזוז.

ככל שהיא נראית פשוטה, קולחת, חכמה, כך סביר שעברו עליה עשרות גרסאות, מאות מחשבות, אינספור שיחות, המון אישורים פנים-ארגוניים.

וזו בדיוק האשליה: מצגת מוצלחת מרגישה קלה, טבעית, ברורה – ולכן אנחנו שוכחים כמה מורכבת ההכנה שלה.

דרך אגב, גם בפילאטיס- אם זה נראה קל למתבונן מהצד, כנראה שהשרירים הפנימיים כבר עובדים חזק, שקט, מדויק. אבל מתחת לפני השטח הייתה וואחד עבודה.