אחד מהמאפיינים הבולטים של כל ארגון הוא ההיררכיה שלו. שרשרת בעלי התפקידים- החל מהעובדים, דרך שכבת הנהלת הביניים, ועד להנהלה הבכירה והמנכ"ל – משפיעה ישירות לא רק על קבלת ההחלטות, כי אם גם על תהליכי העבודה בארגון, בהם גם תהליך הכנת מצגת עסקית.
מצגת צריכה לעבור דרך מספר גורמים ולקבל התייחסות ואישור מכל אחד מהם, כדי לוודא שהמסר תואם את ערכי הארגון ומשקף את נקודות המבט של כל המחלקות הרלוונטיות. על פניו, תהליך כזה יכול להיראות לא יעיל, בגלל מספר המעורבים בתהליך. אך כשמעמיקים בנושא ומבינים את תפקיד ההיררכיה הארגונית, מבינים שלא רק שתהליך זה הוא הכרחי, אלא שהוא אף מדייק וממקד את המסרים ומעלה את המצגת לעמוד בסטנדרטים הגבוהים ביותר.
למי שלא עבד מעולם בארגון גדול, תהליך זה עשוי להרגיש מתיש ומסובך, עם אינספור שלבים ופוטנציאל עיכוב, אך עם הגישה הנכונה והכלים המתאימים, ניתן להפוך אותו להרבה יותר פשוט ואפקטיבי.
בניגוד למצגת המיועדת לעצמאי, למרצה, או לחברה קטנה בעלת מבנה ארגוני שטוח, הכנת מצגת בארגון דורשת התמודדות עם מספר אתגרים, הנובעים רובם ככולם מהמבנה ההיררכי של הארגון ומהמורכבות הכרוכה בכך. מצגת המיועדת למנכ"ל לדוגמה, יכולה להצריך קבלת התייחסות מהרבה גורמים בהיררכיה הארגונית, אפילו לפני שהמנכ"ל עצמו ראה אותה לראשונה. לדעת איך להכין מצגת טובה, הכוללת תכלול כל הדרישות מכל הגורמים, קבלת התייחסותם ואישורם לפני שהמצגת עולה למעלה בהיררכיה, מצריך הבנה מעמיקה של תהליכי העבודה בארגונים והיכולת לשלב בין הדעות השונות בצורה מדויקת. אם מנהלים את התהליך נכון, ניתן להפוך את המורכבות הזו ליתרון ולייצר מצגת המשקפת את ערכי הארגון ולשביעות רצון בעלי התפקידים הרלוונטים.
הכרת הקהל, הגדרת המטרה והכנה לתהליך האישור
אחד המאפיינים החשובים בהכנת מצגת בארגון הוא שהמסר צריך להיות תואם לחזון ולמטרות של הארגון. כל חוליה בשרשרת ההיררכית – החל מהעובדים, דרך הנהלת הביניים ועד ההנהלה הבכירה – חייבת להכיר ולהבין את קהל היעד אליו מיועדת המצגת ואת המטרה המרכזית שלה (למשל להעביר מידע, לשכנע, לעורר השראה). תכנון המצגת מראש בהתאמה לערכי הארגון ובהתאמה לקהל היעד, למשך הפרזנטציה ולמטרות שלה, יכול להיות חלק מכריע בהשגת מטרות אלו. הכרת קהל היעד היא הבסיס לתחילת ההתמודדות עם שרשרת האישורים של המצגת, שמטרתה לוודא שכל גורם מאשר שהמצגת תואמת את מטרות הארגון ומשקפת את נקודת המבט הרלוונטית.
ניהול תהליך האישור הרב-שלבי
תהליך האישור בארגון הוא חלק מרכזי בתהליך הכנת המצגת, במיוחד כשמדובר בהכנת מצגות מקצועיות המיועדות להנהלה בכירה או לקהל חיצוני. ככל שבעל התפקיד שעבורו מיועדת המצגת הוא בכיר יותר (למשל מצגת למנכ"ל או מצגת לסמנכ"ל), כך סביר יותר להניח שחומרי הגלם והעבודה הראשונית על התכנון וטיוטות המצגת הראשונות יוכנו על ידי גורם הנמצא לפחות דרג אחד או שניים נמוכים ממנו.
בתהליך זה חשוב להכיר את הדרך הנכונה להכין מצגת מעוצבת, שתעמוד בדרישות של כל המעורבים ותשקף את חזון הארגון. במידת האפשר, חשוב להכיר מראש את שלבי התהליך ההירכי של העבודה על המצגת- מול מי אנחנו עובדים בתחילת התהליך, מתי המצגת מתחילה לעלות בהיררכיה הארגונית ואצל מי מבעלי התפקיד היא אמורה לקבל התייחסות או אישור, באיזה שלב יכנס לתמונה בעל התפקיד שעבורו מיועדת המצגת וכו'. ניהול נכון של תהליך האישור ההירככי יכול למנוע עיכובים ולהבטיח שהעבודה על המצגת תעבור בצורה חלקה, נעימה ולשביעות רצון כולם.
שיתוף פעולה חוצה מחלקות
הכנת מצגת בארגון היא תהליך שכולל לעיתים קרובות שיתוף פעולה עם כמה מחלקות – שיווק, מכירות, הדרכה ועוד. כל מחלקה מביאה את נקודת המבט שלה והאתגר הוא ליצור תהליך עבודה שבו כל אחד תורם מהידע שלו, אך התוצר הסופי הוא מגובש וברור. תקשורת אפקטיבית ושיתוף פעולה הם המפתח להצלחת התהליך. שיתוף דעות ושילוב תכנים יוצרים מצגת מגובשת המייצגת את כל האינטרסים של הארגון, דבר שחשוב במיוחד במצגות שיווקיות שבהן המסר צריך להיות אחיד וברור.
שמירה על נאמנות למסר המרכזי
כאשר מספר רב של גורמים משתתפים בהכנת המצגת ובמתן התייחסות לחלקים שונים שלה, יש אפשרות שהמסר יתפזר. לכן חשוב במיוחד לגבש מסר מרכזי אחד ולהקפיד שכל שינוי או תוספת יתמכו במסר הזה ולא יסיטו ממנו. כמו כן, עבודה מול גורם אחד בחברה יכולה לתרום הרבה לאפקטיביות התהליך, מאחר שאותו גורם יחיד יודע לנהל את השינויים וההתייחסות לאורך התהליך, מתוך הבנה ברורה של המטרה המרכזית וכיצד לשמור עליה. גיבוש מסר ברור ומשכנע הוא המפתח לשמירה על אחידות התוכן ולשכנוע הקהל בצורה אפקטיבית. עבודה מול מספר גורמים על אותה מצגת, היא מתכון די ברור לעיכובים, מסר מבולבל וחוסר שביעות רצון לגבי התוצר הסופי.
תהליך אפקטיבי של הכנת מצגת עבור ארגון או חברה גדולה, דורש לא רק ידע בתוכן אלא גם יכולת ניהול תהליך בצורה יעילה, תקשורת טובה ושיתוף פעולה בין כמה גורמים. הקפדה על מבנה אישורים סדור ושמירה על מסר ברור, הם המפתחות להצלחה. באמצעות תכנון נכון, שיתוף פעולה ותשומת לב לפרטים, ניתן להפיק מצגות שעומדות בסטנדרטים הגבוהים של הארגון, כך שיצליחו להשפיע בצורה חיובית על קבלת ההחלטות, תוך שמירה מוקפדת על ערכי החברה והחזון שלה.
