הרבה אנשים משקיעים זמן רב בעיצוב מצגות ובהכנת מצגת שנראית מקצועית ומרשימה.
הם בוחרים צבעים, מסדרים שקפים, מחליפים תמונות ומקפידים על היררכיה ויזואלית נכונה.
על פניו, יש להם מצגת יפה ומעוצבת. אבל ברגע האמת, בישיבה, בהרצאה או בפרזנטציה מול הנהלה, התחושה היא שהמסר לא עובר כמו שצריך. הקהל מתקשה לעקוב, הדיון מתפזר, ובסוף נשארת תחושת החמצה לא ברורה.
זו אחת הטעויות הנפוצות בהכנת מצגות עסקיות- הבלבול בין מצגת לפרזנטציה
מצגת היא אוסף של שקפים, בעוד שפרזנטציה היא האופן שבו מעבירים את המסר, מספרים את הסיפור ומובילים את הקהל מנקודה אחת לאחרת. אפשר בהחלט להכין מצגת מעוצבת ואסתטית, ועדיין להעביר פרזנטציה חלשה שלא מייצרת הבנה או החלטה.
הבעיה ברוב המקרים אינה נעוצה בעיצוב המצגת אלא בהחלטות שלא קיבלנו מראש. למשל- מה המסר המרכזי של המצגת העסקית, מה הסיפור שהיא אמורה לספר, מה הדבר האחד שחשוב שהקהל יזכור בסוף ומה אפשר להשאיר מחוץ למצגת. כאשר השאלות האלו לא מקבלות מענה ברור, גם מצגות מקצועיות מתקשות לעבוד באמת.
במצבים כאלה, רבים נוטים לברוח לעוד סבב של עיצוב מצגות. מוסיפים שקף, משנים גרף, מחדדים ניסוח או מחליפים תמונה. זה יוצר תחושה של התקדמות, אבל בפועל לא פותר את הבעיה. במקום לעצור ולשאול איך להעביר מסר במצגת בצורה חדה וברורה, ממשיכים ללטש את הכלי עצמו.
אז מה עושים?
מצגת עסקית טובה מתחילה בסטוריטלינג למצגות. לא מדובר בסיפור דרמטי או רגשי, אלא במבנה ברור שמסביר מה האתגר, למה הוא חשוב, לאן רוצים להגיע ומה נדרש עכשיו. רק אחרי שהמבנה הזה ברור, יש טעם להשקיע בעיצוב מצגת, כך שהעיצוב ישרת את המסר ולא ינסה לחפות על חוסר בהירות.
אפשר לזהות די בקלות מתי הבעיה היא בפרזנטציה ולא במצגת עצמה. אם את חוזרת שוב ושוב למצגת, משנה עיצוב אבל לא מרגישה שקטה, מתקשה לקצר תכנים או מרגישה שהמצגת “כמעט שם” אבל עדיין לא סגורה, כנראה שהעבודה האמיתית נדרשת ברמת הפרזנטציה. זה נכון במיוחד במצגות להנהלה, שבהן נדרש מסר חד שמוביל לקבלת החלטות.
השורה התחתונה היא ש- איך להכין מצגת טובה זו לא רק שאלה של עיצוב. מצגות מקצועיות נמדדות ביכולת שלהן להעביר מסר ברור, לייצר הבנה משותפת ולקדם החלטות. אפשר בהחלט שתהיה לך מצגת יפה, ועדיין פרזנטציה חלשה. ברגע שמבינים את ההבדל, הרבה מאוד בעיות בהכנת מצגות נפתרות מהר יותר ובצורה מדויקת יותר.