אני עומדת מחוץ לחדר הישיבות לפני פגישה. התכוננתי ל- 10 דקות פרזנטציה, מצגת, ספיצ', הכול יושב לי כמו שצריך. ואז מישהו ניגש לעדכן אותי- "תקשיבי, הוא מתעכב, יהיו לך שלוש דקות, בלחץ". שלוש. במקום עשר.
מה עושים? מוותרים? ברור שלא.
אבל מה כן עושים?
ברגע הזה קורים לי שני דברים. הראשון, הבטן מתהפכת. השני, וזה המסוכן, הראש שלי מתחיל לרוץ קדימה ולחשב איך אני דוחסת עשר דקות לתוך שלוש. וזאת בדיוק הטעות, של כל מי שזה קרה לו.
האינסטינקט הראשון שלנו הוא לדבר מהר יותר. הפה שלנו רץ קדימה מהר יותר, עוד לפני שהמוח הספיק להחליט מה להשאיר ומה לזרוק. אבל האנשים שאנחנו מדברים אליהם- יוכלו להקשיב מהר יותר רק כי אני אדבר מהר יותר? ברור שלא. ההיפך. מהירות נשמעת כמו לחץ, ולחץ הוא דבר מדבק. התחלתם לדבר מהר מדי? תוך חצי דקה מי שיושב מולנו מרגיש שמשהו לא יושב 100, גם אם הוא לא יודע להגיד מה.
הטעות השניה שאנשים עושים היא לדפדף בשקפים בלייב: "את זה נדלג, ואת זה לא נספיק, בואו נקפוץ לפה". כל קפיצה כזאת משדרת למשתתפים שלא הספקנו להתארגן. אנחנו משתפים את הקהל בבלגן הפנימי שלנו במקום לתת לו תוצר נקי. תכלס, את אף אחד לא מעניין שקיצרו את המפגש מ- 10 ל- 3 דקות.
והטעות השלישית היא… להתנצל. "חבל שאין לי זמן להיכנס לפרטים", "הכנתי הרבה יותר". כל משפט כזה אומר לקהל שהוא מקבל גרסה פחותה, נחותה, מצומצמת והוא לא יודע מה הוא מפספס. עד שלא התנצלנו, לא היה חסר לו כלום.
כדאי לנו להבין ששלוש דקות זאת לא מצגת מקוצרת
זאת הנקודה שאנחנו צריכים להפנים וכמה שיותר מהר. שלוש דקות הן לא גרסה דחוסה של עשר, הן מצגת אחרת לגמרי, עם מטרה אחרת.
בעשר דקות "יש לנו זמן"- אנחנו יכולים לבנות משהו הדרגתי, לתת רקע, להוסיף שכבות, להביא שתי דוגמאות, לתת לקהל להגיע איתנו למסקנה. בשלוש דקות אין לנו מותרות כאלה. בשלוש דקות אנחנו עושים משהו אחר ולא שלושה דברים בחצי כוח.
ברגע שאנחנו מפסיקים לחשוב איך מכניסים את הכל ומתחילים לחשוב "מה הדבר האחד", כל השאר אמור להיעשות קל יותר.
השאלה האחת
בין זה שקיצרו אותנו לבין תחילת הפרזנטציה, יש לנו לפעמים כמה דקות, אין תמיד זמן לעבור על 15-20 שקפים מחדש, אז במקום זה, בואו נשאל שאלה אחת- אם האדם אליו אנחנו מדברים יצא מהחדר ויקח איתו דבר אחד בלבד- מה אני רוצה שזה יהיה?
פשוט? יכול להיות…. ברוב המקרים לא. אבל אם נשנה את המיינדסט שכל מה שמשרת את הדבר האחד הזה נשאר וכל מה שלא- יוצא, קיבלנו כלי יחסית יעיל, שיאפשר לנו לצלוח את השלוש דקות שלנו בצורה טובה יותר.
מה נשאר ומה הולך
אני מציעה להתמקד ב- 3 דברים:
- האמירה המרכזית- מה אנחנו רוצים שיקרה בסוף הפגישה
- הוכחה אחת, הכי חזקה/ מרשימה שיש לנו, מספר אחד או תוצאה אחת.
- והבקשה- מה הצעד הבא שאנחנו רוצים בעצם
כל השאר הולך- הרקע ההיסטורי, איך הגענו לכאן, האג'נדה של הפגישה, הדוגמאות המרובות, פירוט הנתונים וכמובן ה"קצת עליי", שחייבלהיות קצרצר להחריד.
אם יש זמן לעבור על השקפים, יש מבחן פשוט שאפשר להריץ על כל שקף: אם אוריד את השקף הזה, האדם עדיין יכול להחליט? אם כן, הוא יוצא. מתוך כל השקפים, נבחר את ה- 2-3 שנושאים את המסר ונציג רק אותם. השאר נשארים בקובץ בהסתר. אפשר כמובן לשלוח אחר כך מצגת מלאה, אבל כמו שאמרנו- בלי להפוך את זה להתנצלות.
האידיאל
כשהבקשה שלנו גדולה ומשמעותית והרבה מוטל על הכף, אני אוהבת לעבוד מראש גם על גרסת שקף אחד, בנוסף למצגת המלאה. אגב, הקיצור הזה לא חייב להיות גרוע, לפעמים זה יכול להיות הפיצ' הכי ברור שיהיה לכם, לא למרות הקיצור, אלא בזכותו.
הגרסה של שלוש דקות לרוב טובה יותר מהגרסה של עשר, והיא הרבה יותר מדוייקת ממנה כמובן. כי עשר דקות מרשות לעצמן "שומן", שוליים, מילים שאפשר היה לוותר עליהן, שקף שנכנס "כי הוא יפה" (חייבים!), פסקה שמסבירה דבר שכבר ברור. מגבלת הזמן לא מורידה לנו את האיכות. היא פשוט מכריחה אותנו לזקק רק את מה שחשוב.
היכולת להחליט מה לזרוק החוצה, היא אותה יכולת בדיוק שהופכת גם מצגת של עשר דקות לחדה. אם נתאמן עליה כשאנחנו בלחץ, היא תשרת אותנו גם כשיש לנו את כל הזמן שבעולם.
אז בפעם הבאה שמישהו פותח את הדלת ואומר לך שיש לך שליש מהזמן, לא להילחץ ולבוא מוכנים לתת את שלוש הדקות הכי טובות שיש לנו.