תשלחי לי את המצגת במייל…

האם מצגת לפרזנטציה ומצגת שנשלחת במייל הן אותו דבר?

סיימת לעבוד על מצגת מושקעת לפרזנטציה חשובה. השקעת שעות בבניית גרפים, בעיצוב ובחידוד המסרים.

ואז אומרים לך: "תשלחי במייל לכל המשתתפים." אתם שולחים, אבל לא מבינים למה שואלים אתכם "מה בדיוק הגרף הזה אומר?", "איפה ההסברים?"

אתם יודעים למה זה קורה? פשוט מאוד- מצגת לפרזנטציה ומצגת לקריאה עצמאית הן שני דברים שונים.

מצגת לפרזנטציה: כלי שמלווה את הדובר

מצגת שמיועדת לפרזנטציה לייב היא כלי עזר שנועד לתמוך בדובר באמצעות מסרים ויזואליים, כדי ליצור חיבור עם המששתפים. המאפיינים הבולטים שלה כוללים:

🟧 עיצוב ממוקד ופשוט: טקסט מינימלי, כותרות קצרות ותמונות ברורות שמחזקות את המסר.

🟧 תלות בדובר: השקפים מכילים רק את עיקרי הדברים, כשהדובר מוסיף את כל הפרטים והסיפורים שמאחורי הנתונים.

🟧 קצב מבוקר: המצגת מתקדמת לפי קצב הדובר ולא מאפשרת לקהל להתקדם לבד.

דוגמה

שקף שמציג עלייה במכירות יכיל גרף ברור עם כותרת קצרה כמו: "עלייה של 13% במכירות בשנת 2024." הדובר יפרט את ההקשר, את הגורמים לעלייה ומה זה אומר לעתיד.

מצגת לקריאה עצמאית: מסמך שעומד בפני עצמו

מצגת ששולחים במייל ומיועדת לקריאה עצמאית, צריכה לספק את כל המידע בצורה ברורה ומפורטת. היא משמשת כתחליף להסבר של הדובר ולכן צריכה לעמוד בזכות עצמה. המאפיינים העיקריים:

🟧 פרטים מלאים: כל שקף יכיל הסבר מפורט שמאפשר לקורא להבין את המסר, בלי צורך בדובר.

🟧 סדר הגיוני וזורם: המצגת צריכה להוביל את הקורא בצורה מסודרת וברורה, כמו מסמך כתוב. כמו ספר עם פרקים.

🟧 המיקוד הוא בתוכן: התוכן הוא העיקר, בעוד שהעיצוב מאפשר קריאה נוחה וברורה.

דוגמה

בשקף שמציג עלייה במכירות יכלול גרף עם כותרת כמו: "עלייה של 13% במכירות בשנת 2024", יש למקם טקסט שמסביר: "העלייה נובעת מהשקת מוצר חדש ושיפור במערך השירות ללקוחות."

מקצרים תהליכים וחוסכים? מה קורה כשמערבבים?

כשמשתמשים במצגת לפרזנטציה בתור מסמך לקריאה עצמאית, הקוראים ירגישו שחסר להם מידע.

מצד שני, אם תשתמשו במצגת עתירת טקסט מדי במהלך פרזנטציה לייב, תאבדו את הקשב של הקהל בגלל העומס.

אז מה לעשות? טובות השתיים מן האחת

לפני שאתם מתחילים לעבוד על המצגת, תכירו האם המצגת תוצג על ידי דובר בלייב או תשלח במייל לקריאה עצמאית. אם המצגת צריכה לשרת את שתי המדיות, צרו גרסה לפרזנטציה וגרסה לקריאה עצמאית. השתמשו באותה תבנית עיצוב, אך התאימו את התוכן לכל גרסה.

אם אתם קצרים בזמן ואין אפשרות להכין גרסאות נפרדות, אתם יכולים להשתמש בהערות שקף. הדובר יוכל להיעזר בהן במהלך הפרזנטציה, והקורא העצמאי יוכל לקרוא אותן בנפרד בהדפסה.

בהצלחה !!