הבוס יציג את המצגת שבניתם: איך דואגים שהמסר יגיע לחדר גם כשאתם לא מדברים

בניתם מצגת. עבדתם עליה שבועיים, ליטשתם כל משפט. ביום הפרזנטציה, מי שעומד מול החדר הוא המנכ"ל. אתם יושבים בשורה השנייה ומנסים לשמור על הבעה ניטרלית.

הוא פותח בשקף השלישי, מדלג על הנתון שבשבילו התעוררתם בארבע בבוקר ומסיים בשורה שאתם לא כתבתם בכלל. מבאס!

זה קורה לכולנו ובשביל להבין למה, צריך להפריד בין שני דברים. המצגת היא מה שבניתם. אבל הפרזנטציה היא מה שקורה בחדר. כשמישהו אחר מציג, המצגת נשארת בדיוק כמו שהיא, ברובה. אבל מאחר שהפרזנטציה מדוברת על ידי מישהו אחר, בהרבה מקרים תהיה נפילה במסר.

כתבתי פעם על הצד ההפוך, אפשר שתהיה לך מצגת יפה ועדיין פרזנטציה חלשה. אבל היום אני מדברת על מצגת טובה שהפרזנטציה שלה נמצאת בידיים של מישהו אחר.

מה קורה לפרזנטציה כשהמצגת שלכם, לא אבל אתם הדובר

זה בדיוק טלפון שבור (רק עם תקציב). אני רואה שלוש תקלות, שחוזרות כמעט בכל פעם:

1. הדובר לא יודע מה העיקר, או לא הבין למה התכוונתם כשעיצבתם את המצגת, אז הוא מציג הכול באותו משקל.
2. הדובר קורא שקפים שנכתבו בשבילכם, לא בשבילו.
3. הדובר לא יודע מה הקהל חושב, אז הוא עונה לשאלות שאף אחד לא שאל.

תקלה ראשונה: הדובר לא יודע מה העיקר

אתם יודעים בעל פה מה המסר. הוא ראה את המצגת לפני עשר דקות, לפעמים חצי שעה.

אז לפני כל דבר אחר, תנו לו משפט אחד. לא נושא. משפט. למשל: "אנחנו מבקשים עוד רבעון, כי הנתונים הראשונים הפתיעו אותנו לטובה." אם הוא ישכח את כל השאר, שיזכור את זה.

אני מבקשת מהלקוחות שלי לבדוק את זה ככה: מבקשים מהדובר להגיד את המסר בלי לפתוח את המצגת. אם הוא מגמגם, המצגת אולי מוכנה, אבל הפרזנטציה עוד לא. צריך להמשיך להתאמן בחזרות.

תקלה שנייה: כתבתם את השקפים בשבילכם

זו תקלה של המצגת עצמה. כשאתם מציגים, אתם משלימים מהזיכרון. אתם יודעים למה שקף 7 קיים, ומה הסיפור מאחורי הגרף. הוא לא.

כתבו לו הערות דובר במילים שלו, לא במילים שלכם. לא "הציגו את הצמיחה" אלא משפט שהוא יכול להגיד בקול בלי להישמע כמו מקריא. אם אתם רוצים הסבר קצר על איך עושים את זה, יש לי על זה סרטון על איך לעזור למרצה לומר דברים חשובים.

ועוד דבר קטן. תסמנו לו איזה שקף אפשר לדלג עליו אם נגמר הזמן. הוא יודה לכם, גם אם לא יודה בזה.

תקלה שלישית: אף אחד לא סיפר לו מה הקהל חושב

זו כבר תקלה של הפרזנטציה. אתם יודעים שהסמנכ"ל הפיננסי חושד בכל מספר. אתם יודעים שהשותף השקט בקצה השולחן הוא זה שמחליט. הדובר שלכם לא.

ספרו לו על מי נמצא בחדר, מה מטריד אותו, ואיזו שאלה כנראה תגיע. זה ההבדל בין דובר שמופתע לדובר שמוכן.

עשרים דקות יכולות לשנות את הכול

הנה הדברים העיקריים שחייבים להיות בהכנה:

1. משפט אחד שחייב להישמע בחדר.
2. הסיפור בשלוש דקות, בעל פה, בלי שקפים. קודם הוא שומע אתכם, אחר כך אתם שומעים אותו.
3. שאלה קשה אחת שתגיע ותשובה שהוא מוכן לתת.
4. שקף אחד לדלג עליו ושקף אחד שאסור לפספס.

זה חוזר לעיקרון שאני חוזרת אליו שוב ושוב: קודם הסיפור, אחר כך השקפים. כשהסיפור ברור, גם דובר שלא בנה את המצגת יכול לספר אותו בפרזנטציה שלו. כשהוא לא ברור, אפילו הדובר הכי מוכשר לא יציל את מה שרציתם להגיד בדיוק של 100%.

ואם הוא משנה לכם את הסיפור?

הוא ישנה. זה קורה. הוא יבחר מילה אחרת, יפתח בבדיחה שלא היכרתם, ידלג על משפט שהייתם בטוחים שהוא חשוב.

הכלל שלי: להפריד בין סגנון למסר. אם המסר הגיע, גם בלשון אחרת, העבודה הצליחה. אם המסר נעלם, זו לא אשמת הדובר. זו אומרת שלא נתתם לו מספיק כדי להחזיק אותו.

מה עושים בפעם הבאה? תתחילו את ההכנה מוקדם יותר. אני יודעת, קל לומר. אין מי שלא הגיע ל- 20 דקות האלה עם הלשון בחוץ.

שאלה לסיום

מתי מישהו אחר סיפר את הסיפור שלכם בחדר, ומה שמעתם בשורה השנייה? אשמח לקרוא.