במצגת עסקית או כל מצגת אחרת, ניהול זמנים הוא מפתח להעברת המסר בצורה טובה ואפקטיבית. כשהזמן מוגבל, אנחנו צריכים לוודא שכל נקודה מועברת בצורה ברורה וממוקדת.
אספתי כמה טיפים שיכולים לעזור לנו לנהל טוב יותר את הזמן שלנו במהלך הפרזנטציה.
תכנון מוקדם
לפני התחלת העבודה על המצגת, אנחנו צריכים להגדיר את המטרות העיקריות. מה המידע החשוב ביותר שברצוננו להעביר? מה אנחנו רוצים שהקהל יזכור? התכנון מאפשר לנו להתפקס על הדברים העיקריים והחשובים, מבלי לבזבז זמן.
במסגרת העבודה על המצגת, כדאי לחלק את הזמן העומד לרשותנו לנקודות המרכזיות של המצגת ולהקצות זמן לכל נושא. אם למשל יש לנו 20 דקות להציג, אנחנו צריכים לתכנן שכל חלק יקבל את הזמן הראוי לו, תוך שמירה על כמה דקות לסיכום ושאלות.
יצירת המצגת
כדאי להשתמש בשקפים בעלי מבנה אחיד, המציגים את המידע בצורה ברורה ומסודרת. יותר מדי שקפים או פחות מדי שקפים, עלולים לגרום לאובדן פוקוס ובזבוז זמן יקר.
אפשר ואפילו מומלץ להשתמש בגרפים ודיאגרמות או באמצעים ויזואליים אחרים (למשל תמונות, איורים, אילוסטרציות וכו') כדי להעביר מידע בצורה מהירה ומובנת. שימוש באינפוגרפיקה ואייקונים יכול לשפר את הצגת הנתונים ולעזור לקהל להבין את המידע בקלות ובמהירות.
תרגול
מומלץ בחום לוהט לתרגל את המצגת מספר פעמים כדי לוודא שאנחנו עומד בזמנים. אפשר לתזמן את עצמנו ולבדוק האם יש חלקים שאנחנו צריכים לקצר או להאריך, או אולי אפילו לוותר עליהם.
במידת האפשר, מומלץ להציג את המצגת בפני קולגות או חברים לקבלת משוב. לשאול אותם האם הנקודות מובנות והאם אנחנו מצליחים להעביר את המסר בזמן.
ניהול זמנים נכון במצגת הוא מיומנות קריטית להבטחת העברת המסר בצורה אפקטיבית. על ידי תכנון מוקדם, יצירת מצגת ברורה ותרגול מקדים, נוכל לוודא שהמצגת שלנו תעשה עבודה טובה ואפקטיבית ותעביר את המסר בצורה מדויקת וברורה. כך נוכל להבטיח שהמצגת שלנו תהיה מקצועית וממוקדת, ואנו עומדים בזמנים ומכבדים את המשתתפים שבאו לשמוע אותנו.
בהצלחה 🧡
