הצגת נתונים במצגת צריכה להיעשות בצורה חכמה ואפקטיבית, כך שמצד אחד המשתתפים יבינו את משמעות הנתונים ומצד שני לא ילכו לאיבוד בתוכם, במיוחד כשמדובר בטבלאות או גרפים.

ראיתי המון מצגות עסקיות שמציגים בהן את כל הנתונים, את כל הטבלאות. פשוט לוקחים קובץ אקסל ומעתיקים אותו לשקף.

זאת טעות נוראית מבחינת אפקטיביות המצגת, כי המשתתפים רואים עומס מספרים מול העיניים ולא משהו ממוקד. זה עד כדי כך גרוע, שיש אנשים שיאבדו את הקשב בנקודה זו. הצפת המידע הויזואלית גורמת לרתיעה אצל הרבה אנשים.

 

להימנע ממלכודות

כשאנחנו בונים ומעצבים את המצגת העסקית, כדאי מאוד להימנע מהמלכודת של העתק-הדבק של טבלאות וגרפים מאקסל למצגת. שקפים אלו חייבים להיות מעוצבים כך שהמידע הממוקד ממש "יקפוץ" מתוך השקף ויהיה ברור לכל מי שמסתכל עליו.

 

אלו השאלות העיקריות שנשאל בעת עיצוב שקף נתונים

  • מה מטרת הצגת הנתונים במצגת?
  • מה אנחנו רוצים להגיד בשקף הזה? האם להראות גידול במכירות? או להראות פיק בתאריך מסוים?
  • איזה סוג גרף יעביר את המסר בצורה הטובה ביותר? האם גרף עמודות או אולי פאי?

שאלות אלה נועדו למקד אותנו לגבי מה אנחנו רוצים שיבינו וילמדו מהצגת הנתונים ולאיזה צורך.

 

התשובות יכולות להביא אותנו לתובנה החשובה ביותר, שבעצם הנתונים הגולמיים הם לא הדבר המרכזי.

ואם הם לא הדבר המרכזי, אז אולי בכלל לא צריך להציג אותם? אולי עדיף בכלל להציג מגמה? או אחוז שינוי?

בשקף זה ניתן לראות בקלות מדוע העתקת טבלה מאקסל, לא מביאה שום תועלת לצופים. עומס המידע הוא אינסופי, הפונטים קטנים מדי, לא ברור מה רוצים להגיד בשקף הזה. חובה להימנע משקפים כאלה.

 

לאחר חשיבה משותפת שעשינו, התברר שבשקף הזה רצו להציג שני דברים: 1. גידול צפוי כפונקציה של יבשות 2. חלוקת הוצאות לפי קטגוריות.

הנתונים האלו הוצגו ב- 2 שקפים נפרדים, כפי שניתן לראות:

 

 

יש הבדל עצום בין הצגת נתונים גולמיים שיוצרים עומס ויזואלי ומסר לא ברור, לבין הצגת תוצאה סופית מחושבת (למשל אחוז שינוי או קר מגמה), שהיא נעימה לעין וגם מעבירה את המסר בצורה אפקטיבית.

 

כדי ליצור שקפים טובים ואפקטיבים הכוללים נתונים, גרפים או טבלאות, אני מזמינה אותך לקרוא גם את שאר המאמרים בסדרה.

⭐  מה צריך לכלול שקף שיש בו נתונים

⭐  כיצד לבחור את הגרף הנכון

⭐  לגרום לגרפים להיראות טוב יותר

בהצלחה !!