ביקשו מכם להכין מצגת בעבודה? או אולי אתם בעלי עסק משלכם ואתם צריכים מצגת מכירות? או מצגת המתארת את השירות שאתם מעוניינים למכור ? אנשים פונים אלי ושואלים איך בכלל מתחילים לבנות מצגת? הכנתי בשבילכם מדריך מסודר, שתוכלו להיעזר בו בפעם הבאה שתכינו מצגת. מוכנים? בואו נתחיל.

הגדרת מטרת המצגת/ המסר העיקרי

מצגת עסקית נכונה ומדוייקת, אינה אוסף סתמי של שקפים. מצגת היא כלי העזר שלנו, בין אם אנחנו נותנים הרצאות השראה או הרצאות בנושאים עסקיים, ובין אם אנחנו מציגים את העסק שלנו או את השירות שאנחנו מספקים. בשלב ראשון, נשאל  את עצמנו מספר שאלות :
מה מטרת המצגת? מה הסיפור שאנחנו רוצים לספר? למי מיועדת המצגת ומי קהל היעד? כמה זמן מוקצב להציג?
מענה על השאלות האלה יכול לתת לנו מסגרת טובה למדי להתחיל בתכנון המצגת. כל פרזנטור רוצה שיזכרו אותו, את הסיפור ואת המסר שהעביר. כדי שזה יקרה, צריך לייצר מצגת חדה ואפקטיבית, ולא עוד מצגת סתמית אפורה ומשעממת……
אני ממליצה להכין מראש נתונים ועובדות שרוצים לכלול במצגת, כדי להבין את היקף החומר ומידת הפירוט הנדרש, ביחס לזמן שיש לנו להציג וביחס לקהל היעד.

טיפ מס' 1:
המסר הוא זה שמוביל את המצגת וכדאי שיהיה קצר, פשוט וממצה.

שימו לעצמכם את המסר מול העיניים לכל אורך תהליך הכנת המצגת. כן כן, פיזית מול העיניים. תכתבו על פתק, תעשו תזכורת בטלפון, לא משנה איך. העיקר שתזכרו כל הזמן שהמסר צריך להוביל את הכנת המצגת.

סקיצת המצגת

לאחר שבידנו כל המידע הנדרש ואנו יודעים מה המסר שלנו במצגת, ממליצה לקחת דף נייר ועיפרון (גם עט זה בסדר ואפליקציה זה סבבה), וציירו סקיצה למצגת.

טיפ מס' 2:
הסקיצה תכלול תמיד שקף פתיחה, שקף סיום וביניהם רצף הגיוני שמטרתו אחת: לספר את הסיפור שלכם (ראו טיפ מס' 1).

נגדיר עכשיו את רצף השקפים במצגת. מה בא לפני מה? למצגת חייבת להיות זרימה הגיונית. לדוגמה: תיאור המצב הקיים, יבוא בתחילת המצגת, לעומת הצעה לצעדים עתידיים, שתבוא לקראת סוף המצגת. בכל ריבוע בסקיצה (המייצג שקף אחד במצגת), אני מציעה לרשום את תכולת השקף: האם תמונה? אייקונים? גרפים?
הנה ככה זה נראה:

טיפ מס' 3:
אל תעמיסו יותר מדי טקסט. העדיפו משפטים קצרים (אם אפשר אפילו 3-4 מילים וזהו) והשתמשו באייקונים ובאינפוגרפיקה. חשוב לא פחות, ליצור שפה עיצובית אחידה.

סוף סוף הגענו לתכ'לס של עיצוב המצגת

אז אחרי שהחלטנו על המסר, הכנו סקיצה לתבנית המצגת, הגיע הזמן לתכ'לס.
בוחרים תמונות, אייקונים, סוגים של גרפים (אם נדרש כמובן), כותבים את הטקסט (בקצרה!) וממקמים הכול על השקפים, בהתאם לסקיצה
אל תשכחו "לדבר" בשפה עיצובית אחידה, הן מבחינת הפונטים, הצבעים וקו גרפי הומוגני לאורך כל המצגת.

טיפ מס' 4:
לאחר שסיימתם להכין את המצגת, דרך מצויינת לבדוק האם נשמרת השפה העיצובית האחידה, היא לצפות בכל השקפים בבת אחת בסדרן השקופיות במרחק תצוגה נמוך.

התייעצות עם אנשים אחרים

לפעמים אנחנו כל כך שקועים בתוך הפרויקט שלנו ובטוחים שהכנו את מצגת החלומות האולטימטיבית.
יש מצב שאנחנו צודקים ואכן המצגת מצויינת by the book מה שנקרא.

לפעמים אנחנו מפספסים את זה. אנחנו כל כך עסוקים בעיצוב, תמונות וצבע ואופס…. שכחנו מה מטרת המצגת. שכחנו למשל שקהל היעד שלנו לא מכיר את הפרוייקט, את הרקע, את הבעיה והנה "נפלנו" עליו עם נתונים שלא אומרים לו דבר וחצי דבר.

כדי שזה לא יקרה, אני מאוד ממליצה להתייעץ עם אנשים אחרים, כאלה שלא נמצאים איתכם בפרוייקט מהיום הראשון. הציגו להם את המצגת ותשאלו:  "מה המסר שלדעתך עובר במצגת? מה אתה מבין מזה? האם כדאי להשתמש בתמונה כזו או בתמונה אחרת? מה לדעתך צריך לשנות, כדי שהמסר יעבור בצורה אפקטיבית יותר"?

טיפ מס' 5:
הציגו את המצגת למישהו ניטראלי. תשאלו את השאלות שמעניינות אתכם וודאו כי המצגת אכן משיגה את התוצאות הטובות ביותר עבורכם ועבור העסק שלכם.

לסיום

עיצוב מצגות הוא יצירת כלי תמיכה עוצמתי באמצעותו ניתן לרתק, לשכנע, ולגעת בקהל. בין אם מדובר במצגת שיווק או מכירות, מצגת הדרכה או הכשרה, ובין אם דווקא בסיפור אישי או הרצאת השראה. בסופו של עניין מצגת היא שותפה מלווה, וכאשר היא בנויה היטב בהתאמה לכללי העברת מסר ובניית ניראות וויזואלית נכונה, היא נותנת למרצה ביטחון וכן, אפילו הנאה לאורך השימוש בה. המצגת אינה העיקר, אתם העיקר !! אתם אלו שמספרים את הסיפור. המצגת עוטפת ומשלימה אתכם באמצעים ויזואליים.

בהצלחה,
גלית.

צילום: שיר חסין Shir Hassin