ביקשו מכם להכין מצגת בעבודה עם נתונים וגרפים?

או אולי יש לכם עסק משלכם ואתם רוצים להציג את נתוני המכירות שלכם ברבעון האחרון?

הרבה אנשים טועים לחשוב שצריך להציג את כל הנתונים, את כל הטבלאות.

במקרה הטוב הצגנו Too Much Information, במקרה הפחות טוב- לא העברנו את המסר.

תתפלאו, אבל להרבה אנשים צפייה בשקף עם גרף גורמת לרתיעה. למה בעצם?

הכנתי בשבילכם מדריך מסודר, כדי שבפעם הבאה שתכינו מצגת, כל השקפים שלכם יהיו WOW. גם הגרפים.

מוכנים? בואו נתחיל.

אז מה לא כדאי לעשות כשיש נתונים במצגת?

שאלתי אנשים: "מה אתם עושים כשאתם צריכים לשלב שקפים עם נתונים וגרפים במצגות שלכם"?

קיבלתי המון תשובות, קיבצתי עבורכם כמה מהדברים שלא כדאי לעשות:

  • להעתיק טבלת נתונים מטבלת אקסל ולהדביק אותה במצגת AS IS.
  • להגדיל פונטים מהאקסל (כדי שייראו טוב), אבל עדיין יש טבלת נתונים עמוסה על השקף.
  • להדביק בשקף תמונה ממקור חיצוני (כמו למשל מאינטרנט), של טבלה או גרף שמישהו אחר עשה.
  • להכין את השקף עם הנתונים, אבל להסתיר אותו כי אי אפשר להבין ממנו כלום… ואף אחד לא ישאל עליו…..

שלב 1 – הגדרת מטרת המצגת/ המסר העיקרי

במצגת עסקית נכונה ומדויקת, צריך להתייחס ברצינות לא רק לשקפים "הרגילים", אלא גם לשקפים שמציגים נתונים, טבלאות וגרפים. תכ'לס, גם שקפים מהסוג הזה צריכים להעביר מסר ממוקד ומדוייק.

בשלב ראשון נשאל את עצמנו מספר שאלות:

  • מה מטרת הצגת הנתונים במצגת?
  • למי מיועדת המצגת ומי קהל היעד?
  • כמה זמן מוקצב להציג?
  • מהו הגרף שיעביר את המסר בצורה הטובה ביותר?

שאלות אלה נועדו לחדד עבורנו מה אנחנו רוצים שיבינו וילמדו מהצגת הנתונים ולאיזה צורך.

זה סופר-חשוב, כי התשובות יכולות להביא אותנו לתובנה החשובה שבעצם הנתונים הגולמיים הם לא הדבר המרכזי.

ואם הם לא הדבר המרכזי, אז אולי בכלל לא צריך להציג אותם? אולי עדיף בכלל להציג מגמה? או אחוז שינוי?

הנה, ככה:

שקף לפני ואחרי

 

אין ספק שהטבלה מימין בעייתית לתצוגה על שקף מבחינות רבות, העיקרית שבהן היא שאף אחד לא רואה כלום, לא יזכור ממנה שום דבר ולא באמת יבין ממנה מה רוצים להגיד פה.

יש הבדל עצום בין הצגת נתונים גולמיים (מסה מעצבנת בעין, לא רואים כלום, לא זוכרים כלום), לבין הצגת תוצאה סופית מחושבת, או מגמה או אחוז שינוי, באופן שגם ניתן לעצב אותו בצורה יפה ואפקטיבית וגם ניתן לזכור אותו.

 

וזה הדבר החשוב !! שיזכרו את המסר המדוייק.

כל מי שמעביר מצגת רוצה שיזכרו אותו, את הסיפור ואת המסר שהעביר. כדי שזה יקרה, צריך לייצר מצגת חדה ואפקטיבית, ולא עוד מצגת סתמית אפורה ומשעממת……

אני ממליצה להכין מראש את הנתונים שרוצים לכלול במצגת, כדי להבין את היקף החומר ומידת הפירוט הנדרש, ביחס לזמן שיש לנו להציג וביחס לקהל היעד.

 

טיפ מס' 1:

המסר הוא זה שמוביל את המצגת ולכן גם הצגת הנתונים צריכה לתמוך במסר.

לצורך כך, רשמו בצד את המסר ובדקו האם הוא עובר גם לאחר שתסיימו את עיצוב הנתונים.

 

 

שלב 2 – תכנון סקיצת השקף

סקיצת השקף צריכה לכלול 3 מרכיבים עיקריים: כותרת, גרף ומקרא.

כותרת

פעמים רבות, בגלל שהנתונים הגולמיים הם לא הדבר המרכזי, אלא התוצאה הסופית המחושבת, המגמה או אחוז השינוי, רצוי מאוד לא להעמיס על השקף יותר מדי טקסט. אני ממליצה על שורת כותרת מדויקת, שכוללת את תמצית ועיקר הנתונים המוצגים.

גרף

לצורך בחירת הגרף הנכון, הכנתי מספר כללים עיקריים, שיכולים לעזור:

  • עוגה (פאי)

כשהנתונים מתארים התפלגות של חלקים מתוך שלם אחד.

דוגמאות: מספר הקולות שקיבלה כל מדינה בתחרות האירוויזיון, מספר המוצרים שנמכרו בכל חודש במהלך השנה האחרונה, מספר הנשים והגברים באותה פירמה.

  • עמודות

כשהנתונים הם איכותיים או כמותיים בדידים.

 

דוגמאות: אחוז הנשים העצמאיות בגילאי 25-50 באוכלוסיות שונות בישראל, אחוז האנשים שהתקבלו ללימודים אקדמאים בין השנים 2015-2019.

  • גרף נקודות רציף

כשהנתונים כמותיים ורציפים.

דוגמאות: המשקל שלי מדי שבוע במהלך השנה האחרונה (אולי עדיף לא למדוד את זה…), מספר השיעורים הפרטיים שלקחתי בסטטיסטיקה מדי חודש במהלך התואר הראשון.

מקרא

תשקיעו עוד דקה במקרא ובעיצוב שלו, יש לו תפקיד חשוב להסביר את נתוני הגרף באמצעות צבע, צורה וכו'.
יש חשיבות גם למיקום המקרא: מקמו אותו באופן שיהיה הכי נוח ומהיר להבין ולקבל את המידע.

הנה דוגמה לשקף שעוצב בעזרת ברירות המחדל של אקסל:

שקף שעוצב עם ברירות המחדל של אקסל

 

למרות שיש הרבה בעיות בשקף המוצג, אני רוצה להתמקד דווקא במקרא שלו, שנמצא מימין לעוגה ומאלץ את העיניים לרוץ ימינה ושמאלה להבין מה מייצג כל צבע. מעייף.

בהמשך אראה לכם שיטה, כיצד כיצד מאפשרים לצופים להתמקד במהות ולא בנתונים הגולמיים.

טיפ מס' 2:

לאחר שבחרתם את סוג הגרף, דייקו שוב את המסר ביחס לרמת פירוט הנתונים הנדרשת וביחס לקהל היעד. פרזנטציה והצגת נתונים למנכ"ל שונה במהותה (כמו טייס בגובה 10,000 רגל) מפרזנטציה למנהל מוצר לדוגמה (שהוא יותר בפרטים).

 

 

שלב 3 – עיצוב השקף

כאשר השקף מינימליסטי (כלומר לא כולל טקסטים ארוכים) ומכוון להעביר מסר מדוייק ואפקטיבי, כל פיצ'ר בשקף מקבל משמעות.

חשוב לזכור שאחת ממטרות המצגת היא למקד את הקהל ולשמור אותו מרוכז לאורך כל הפרזנטציה. תחסכו מהקהל לעשות תנועות עיניים מיותרות כדי להבין מה מסמל כל צבע. תעשו הכול כדי לשמור את זמן התובנה של הקהל קצר ככל האפשר.

 

שימוש בצבע

בחירת הצבעים בגרף יכולה להיות מאתגרת מכמה בחינות.

ראשית, יש להימנע משימוש בצבעים שנראים דומים כששמים אותם אחד ליד השני. למשל כך:

צבעים מונוכרומטים דומים מדי

 

מה עושים?

משנים את הצבעים באופן מובדל אחד מהשני, מכניסים את המקרא לתוך הגרף או משתמשים במניפולציות עיצוביות כמו למשל רקע כהה, שמקל על הוויזואליות של הנתונים ואף נראה מרשים יותר.

מכניסים את המקרא לגרף

 

הנה דוגמה נוספת:

שקף מקורי שקף אחרי עיצוב מחדש

 

שימו לב לגרפים בהם יש מספר רב של קטגוריות. זה יכול ליצור 2 בעיות: יותר מדי צבעים על הגרף וגם קטגוריות קטנות מדי לתצוגה. הנה כך:

יותר מדי קטגוריות

 

במידת האפשר ובהתייעצות עם הגורם העסקי המתאים, קבצו לקטגוריות והציגו נתחים גדולים יותר, הנה כך:

 

קיבוץ והפחתת מספר הקטגוריות

אני עדיין לא אוהבת את המראה של השקף הזה, אז הנה אסדר אותו עוד:

התאמת צבעים והכנסת המקרא לפאי

 

כשהשקף הוא חלק ממצגת, חשוב לבחור צבעים לגרף באופן אחיד מבחינת השפה העיצובית שלה. כמו כן, יש לשמור על אותו צבע לאותה קטגוריה, לאורך כל המצגת.

שמירה על שפה עיצובית אחידה

 

לסיום נושא בחירת הצבעים, צריך לזכור שלפעמים לצבע יש משמעות והקשר תרבותיים או ארגוניים. כך למשל אם תכינו מצגת על התפלגות הניצחונות של כל קבוצה, זכרו שמכבי ת"א זה באייקון צהוב, לעומת הפועל באייקון אדום.

 

טיפ מס' 4:

העדיפו לבחור צבעים שקטים ומקמו את המקרא באופן שהגרף יהיה נעים לעין והמסר יעבור בקלות ובמהירות.

 

 

שלב 4 – טיפים ממש חשובים שכדאי להכיר

אז אחרי שהחלטנו על המסר, הכנו סקיצה לגרף, בחרנו צבעים, הגיע הזמן לתכ'לס.

יחס הזהב

יחס הזהב הוא קבוע מתמטי שמעסיק את המדע והאומנות כבר מאות שנים.

הנה מידע מויקיפדיה: יחס הזהב התגלה ככל הנראה על ידי אחד מתלמידיו של פיתגורס כבר לפני 2,300 שנה. פאצ'ולי, שהיה מתמטיקאי בתקופת הרנסנס, כתב על היחס הזה ספר שלם (!!) וכינה אותו "הפרופורציה האלוהית".

ואיך כל היופי הזה קשור למצגת? בדקתי ומצאתי שבהרבה מקרים היחס האידיאלי לגודל גרף על שקף הוא 1:1.6 (רוחב:גובה), בדיוק כמו "יחס הזהב". תשתמשו בזה, זה עובד.

הנה דוגמאות: (הרקע הצהוב ממחיש את שטח יחס הזהב, בסיום העיצוב אתם מורידים אותו מהשקף).

גרף יחס הזהב 1:1.6

 

לא לפי יחס הזהב

 

 

ציר הערכים בגרף עמודות חייב להתחיל מ- 0

למה? בגרף עמודות יש משמעות לאורך העמודה ואם לא מתחילים מ- 0, מעוותים את הנתונים.

 

איך מעצבים שקף שיש בו המון נתונים?

קיבלת טבלאות נתונים ארוכות ועמוסות, בליווי המשפט "תעלה את זה על שקף". מה לעשות?

עצה מאוד ידידותית ממני- לחזור בבקשה לשלב 1 למעלה.

לשאול את עצמנו את כל השאלות לגבי מטרת הצגת הנתונים, למי מיועדת המצגת וכו'.

במרבית המקרים הגעתי למסקנה שהנתונים הגולמיים לא היו הדבר המרכזי ולכן העדפתי להציג את המסקנה המחושבת, למשל קו מגמה או אחוז שינוי.

לתצוגה כזו יש יתרון עצום שכן ניתן לעצב אותה בצורה יפה ואפקטיבית וגם ניתן לזכור אותה.

 

בגרף עמודות כדאי שרוחב המרווח יהיה 50%

למה? כאשר קל לעיניים, קל למוח. כשאובייקטים נמצאים קרובים אחד לשני, יותר קל להשוות ביניהם.

כשמעצבים גרף, בתפריט עיצוב סידרת נתונים> אפשרויות סידרה> רוחב מרווח- שנו את ברירת המחדל של רוחב המרווח (מ- 220%) ל- 50% (הקפידו גם שהרווח בין העמודות יהיה קטן יותר מרוחב העמודה עצמה).

לאחר הקטנת המרווח ל- 50

 

 

העדיפו להשתמש ב- 2 גרפים נפרדים, מאשר בגרף אחד משולב עם שני צירי Y

למה?

בגלל שיחידות המידה שונות בין שני הגרפים, העיניים תמיד ירוצו בין שני הגרפים, להבין מה מתייחס למה. זוכרים מה אמרנו קודם? כמה שפחות תנועות עיניים מיותרות על הגרפים.

בעיה נוספת יכולה להיווצר אם אנחנו חושבים שיש תלות (קורלציה) בין שני הגרפים, אבל זה לא תמיד נכון.

 

מה לגבי טבלה?

אני ממליצה להמעיט בשימוש בטבלאות עמוסות בנתונים, זה לא אפקטיבי, אף אחד לא יזכור את הנתונים.

אם בכל זאת אין ברירה, נסו למקד את הנתון העיקרי מהטבלה, באופן בולט וברור.

 

שלב 5 – התייעצות עם אנשים אחרים

לפעמים אנחנו כל כך שקועים בתוך הפרויקט שלנו ובטוחים שהכנו את מצגת החלומות האולטימטיבית.

יש מצב שאנחנו צודקים ואכן המצגת מצויינת by the book מה שנקרא.

לפעמים אנחנו מפספסים את זה. אנחנו כל כך עסוקים בעיצוב, תמונות וצבע ואופס…. שכחנו מה מטרת המצגת. שכחנו למשל שקהל היעד שלנו לא מכיר את הפרוייקט, את הרקע, את הבעיה והנה "נפלנו" עליו עם נתונים שלא אומרים לו דבר וחצי דבר.

כדי שזה לא יקרה, אני מאוד ממליצה להתייעץ עם אנשים אחרים, כאלה שלא נמצאים איתכם בפרוייקט. הציגו להם את המצגת ותשאלו: "מה המסר שלדעתך עובר במצגת? מה אתה מבין מזה? האם הגרף ברור? מה אתה מבין ממנו? מה לדעתך צריך לשנות, כדי שהמסר יעבור בצורה אפקטיבית יותר"?

 

 

טיפ מס' 5:

הציגו את המצגת למישהו ניטראלי. תשאלו את השאלות שמעניינות אתכם וודאו כי המצגת אכן משיגה את התוצאות הטובות ביותר עבורכם ועבור העסק שלכם. בדקו את התוצאות ביחס למטרות שרשמתם בתחילת הדרך, וודאו שהגעתם למטרה הרצויה.

 

 

לסיום,

עיצוב מצגות הוא יצירת כלי תמיכה עוצמתי באמצעותו ניתן לרתק, לשכנע, ולגעת בקהל.

בין אם מדובר במצגת שיווק או מכירות, מצגת הדרכה או הכשרה, ובין אם דווקא בסיפור אישי או הרצאת השראה.

בסופו של עניין מצגת היא שותפה מלווה, וכאשר היא בנויה היטב בהתאמה לכללי העברת מסר ובניית ניראות וויזואלית נכונה, היא נותנת למרצה ביטחון וכן, אפילו הנאה לאורך השימוש בה.

המצגת אינה העיקר, אתם העיקר !!

אתם אלו שמספרים את הסיפור. המצגת עוטפת ומשלימה אתכם באמצעים ויזואליים.

בהצלחה,

גלית.